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Quels sont les systèmes de contrôle des stocks?

Le contrôle des stocks dans un magasin est un élément primordial dans la gestion de votre commerce. En effet, cela vous permet de toujours garder une qualité optimale de produits en inventaire, faire un suivi rigoureux du stock, et prévoir les quantités à venir pour les prochaines commandes de produits. 

Quels sont les systèmes de contrôle des stocks les plus populaires? Il existe de nombreux systèmes de contrôle de stock, mais le suivi manuel, le suivi informatisé et le suivi robotisé sont les systèmes que nous retrouvons le plus souvent dans les commerces. 

Ces trois systèmes peuvent être utilisés dans les commerces de détail indépendants ou dans les commerces multi-magasins, tels que les franchises, les réseaux corporatifs ou les regroupements d’achat. Voyons plus en détail comment chacun de ces systèmes de contrôle de stock fonctionne.   

Suivi manuel

Le suivi manuel des stocks est un processus habituellement utilisé par les commerces de détail indépendants qui ne possèdent pas de logiciel informatisé ou robotisé, soit en raison de la petite taille du magasin ou de leur budget très restreint. Autrement dit, les commerces qui fonctionnent avec un système manuel sont habitués de faire le suivi de leur inventaire à la main et ne veulent pas un système informatisé ou n’ont tout simplement pas pensé à faire la transition.

Il existe de nombreux outils afin d’assurer une gestion des stocks manuelle, mais ce type de suivi présente de nombreux inconvénients que nous allons aborder dans cet article. Le suivi manuel peut se faire par l’intermédiaire d’un registre des stocks, un système de réapprovisionnement ou alors avec des fiches de stocks. 

 

Registre des stocks 

Le registre de stock est un système manuel qui convient principalement aux petites entreprises qui ne détiennent pas une grande quantité de produits à leur actif. En effet, le livre de stock est utilisé pour conserver l’ensemble des données sur l’emplacement du produit ainsi que sur les activités connexes. C’est donc un outil simple et facile à utiliser qui permet de garder une trace de votre inventaire actuel et de prévoir la quantité de stock qui sera reçu ou émis dans le futur. 

 

Système de réapprovisionnement

Le système de réapprovisionnement des stocks est une commande qui, avec un suivi automatisé, envoie automatiquement une commande de renouvellement des stocks à un fournisseur ou un fabricant lorsque le niveau de l’inventaire est bas. Toutefois, dans un suivi manuel, l’opération est une action humaine, c’est-à-dire que la commande est envoyée manuellement. 

 

Le codage

L’utilisation du codage permet de gagner du temps en classant les produits dans l’inventaire et en repérant rapidement l’emplacement des stocks pour le commerce.

 

Avantages: 

  • Vérification plus régulière des stocks: en faisant un suivi manuel de votre inventaire, vous effectuez une vérification beaucoup plus régulière et assidue de vos stocks qu’un système informatisé qui fait cette action pour vous.  

 

  • Simplicité: pour un petit commerce de détail, il est parfois plus simple de faire un suivi manuel que d’implanter un système informatisé qui peut s’avérer plus cher que le retour sur investissement qu’il produira. 

 

  • Sens de contrôle: le propriétaire du magasin peut avoir un plus grand sens de contrôle des stocks de son commerce en effectuant un suivi manuel. En effet, celui-ci peut ainsi garder un oeil sur l’ensemble de sa marchandise et faire un suivi rigoureux.

 

Inconvénients: 

  • Risque de perte ou d’endommagements des données: si vos outils de gestion de votre inventaire ne sont pas numérisés, il est possible que ceux-ci soient victimes de pertes ou d’endommagements (par exemple, si vous gardez vos données sur des feuilles de papiers). 

 

  • Présence de doublons ou d’oublis de produits dans l’inventaire: si vous possédez plusieurs magasins, les risques de retranscrire vos stocks ou l’oubli d’un ou de plusieurs produits sont beaucoup plus élevés avec un suivi manuel. 

 

  • Difficulté à suivre son inventaire: il peut s’avérer difficile à se retrouver parmi les nombreux dossiers ou fiches de stocks. Ceci peut ainsi traduire une mauvaise organisation ou une gestion moins efficace de votre magasin. 

 

  • Difficulté à suivre son magasin à distance: sans la présence d’un logiciel informatique pour faire la gestion de votre inventaire, il est impossible de faire le suivi des activités à distance si vous ne possédez pas physiquement les documents. Ces derniers ne sont pas synchronisés entre vos magasins et le processus et donc plus long si vous devez modifier des informations. 

 

  • Augmentation du temps de travail: Ceci est un aspect négatif important à considérer lorsqu’il est question de retranscrire votre inventaire pour chaque magasin. En plus d’augmenter les risques d’erreurs, vous perdez énormément de temps et, par le fait-même, de l’argent. 

 

  • Nécessite une attention constante: ce point n’est surtout pas à négliger puisque lorsque vous faites un suivi manuel de votre inventaire, cela nécessite une attention constante pendant une année complète, puisque vous êtes responsable en cas d’erreurs. 

 

  • Risques d’erreurs humaines: malgré une attention impeccable, un suivi rigoureux et une organisation hors pair, il est probable que certaines erreurs surviennent lorsque vous faites un suivi manuel.

 

Suivi informatisé

Si vous possédez un magasin indépendant, des franchises, un regroupement d’achat ou alors que vous avez un commerce en pleine croissance, le suivi des stocks informatisé est l’option la plus performante. En effet, malgré les quelques avantages d’un système manuel au sein de votre entreprise, il est important de comprendre qu’un suivi informatisé est beaucoup plus efficace, et ce, pour de nombreuses raisons. 

Tout d’abord, un suivi des stocks avec un logiciel informatique permet notamment de compiler les données, les traiter et produire des rapports et des analyses grâce à des systèmes intégrés. Des logiciels de point de vente, tels que Alice POS, répondent exactement à vos besoins en terme de gestion des stocks informatisés.

Cliquez ici pour parler avec un expert de commerce de détail de l’équipe Alice POS et en savoir plus sur ce que Alice POS peut faire pour vous.

Avantages: 

  • Meilleure accessibilité de l’information: avec un système informatisé, il est beaucoup plus simple et rapide d’effectuer des modifications lors du suivi des stocks qu’avec un système manuel. ll est plus facile de retrouver les informations lorsque ceux-ci sont classées avec l’aide d’un système informatisé que manuel. En effet, les données peuvent être accessibles en un clic seulement. 

 

  • Économie de temps et d’argent: grâce à un système informatique à la fine pointe de la technologie, tel que Alice POS, bénéficiez d’une grande économie de temps et d’argent en évitant de faire un suivi manuel de votre inventaire, par exemple. Un bon point de vente va réduire votre temps de gestion des opérations.

 

  • Synchronisation de l’inventaire: un suivi informatisé permet de synchroniser et d’uniformiser l’inventaire dans l’ensemble de vos magasins. Vous n’aurez plus besoin de retranscrire les informations et les envoyer dans vos magasins puisque les données se synchronisent de manière automatique. 

 

  • Diminution des risques de pertes de données: si le système est intégré à une solution infonuagique, ou dans le cloud, cela vient diminuer grandement les risques de perdre des informations importantes. Contrairement à un suivi manuel, les données restent stockées dans le cloud, ce qui augmente considérablement la sécurité de votre point de vente. 

 

  • Augmentation de la sécurité: un logiciel de point de vente assure une sécurité beaucoup plus accrue qu’un suivi manuel. En effet, certains systèmes informatisés offrent la capacité de désactiver ou de modifier l’accès de certains utilisateurs, demandent une double identification des utilisateurs ou de personnaliser le contenu des mots de passe. Pour en savoir davantage sur la sécurité d’un point de vente, cliquez ici. 

 

  • Diminution des risques d’erreurs humaines: grâce à un logiciel informatique, il est possible de voir une réduction considérable d’erreurs humaines qui pourraient survenir dans un système manuel, soit lors de la retranscription des stocks, par exemple. 

 

  • Gestion des accès: la gestion des accès augmente la sécurité de votre point de vente, en protégeant l’ensemble de vos données et vos informations confidentielles. Il existe des points de vente, tels que Alice POS, qui permet de limiter les accès selon les utilisateurs, de restreindre les personnes qui peuvent faire des modifications dans le système ou de créer et supprimer des utilisateurs à distance, n’importe où, n’importe quand.  

 

  • Accessibilité de partout: dépendamment du logiciel de point de vente que vous utilisez, la solution infonuagique, ou cloud, est une fonctionnalité qui peut être offerte. En effet, avec le cloud, vous pouvez accéder à vos données partout dans le monde, et ce, à n’importe quel moment de la journée.

 

  • Meilleure gestion de votre réseau de magasins:  si vous possédez un réseau de magasin, soit plusieurs bannières de votre commerce, il est important d’avoir un système informatique conçu pour gérer vos stocks. Voici quelques fonctionnalités qui peuvent intéresser les gestionnaires de réseaux: 

 

    • Visibilité de l’ensemble du réseau: un suivi informatisé permet d’augmenter la visibilité de l’ensemble des activités si vous avez un réseau de magasins. Un point de vente fait pour la gestion de réseaux devrait vous permettre de faire le suivi de plusieurs aspects des boutiques utilisant le logiciel (ex. les ventes, le catalogue, les rapports effectués, etc). Avec un système informatisé, cela permet donc d’uniformiser et de transmettre plus rapidement les informations dans toutes les succursales de votre entreprise. Les personnes ayant accès au système peuvent donc recevoir et envoyer des informations de manière homogène. Il est donc possible d’avoir une vision plus globale de ce qui se passe dans le réseau et de modifier des informations ou des actions si besoin. Tous les systèmes ne sont pas faits pour la gestion de réseaux, Alice POS est conçu pour répondre à leurs problematiques specifiques. En apprendre plus ici : https://alicepos.com/fr/point-de-vente-multi-sites/

 

    • Gestion efficace des changements de prix (réseaux): avec un logiciel de point de vente efficace, tel que Alice POS, un système à la fine pointe de la technologie, une gestion efficace des changements de prix consiste un avantage important. Il est possible de changer les prix dans le système informatique.   

 

    • Gestion efficace des changements des promotions (réseaux): cette fonctionnalité permet de contrôler et de planifier des promotions dans le temps, et ce, dans l’ensemble de vos commerces si vous êtes à la tête d’un réseau. Avec un système informatisé fait pour la gestion de réseaux de magasins, il est beaucoup plus simple et rapide d’établir un temps précis pour l’envoi des promotions, ce qui n’est pas possible avec un suivi manuel.

 

Inconvénients: 

  • Risque de pertes de données: ceci peut s’avérer un inconvénient seulement si le système ne possède pas une solution infonuagique. Autrement dit, si les données ne sont pas stockées dans le cloud, il est possible que certaines informations importantes se perdent.

En bref, l’implantation d’un système informatisé pour la gestion des stocks possède de nombreux avantages, tels qu’une meilleure organisation, une économie d’argent et un gain important de temps. C’est le système le plus efficace et le plus utilisé autant chez les commerces indépendants que les franchises, les réseaux corporatifs ou les regroupements d’achats.

Alice POS permet de faire l’ensemble de ces fonctionnalités et même plus encore! Pour en savoir davantage sur que ce le logiciel de point de vente Alice POS peut faire pour vous, cliquez ici.

La gestion informatique, infonuagique est une solution efficace et abordable pour les petites entreprises jusqu’aux grandes entreprises avec le besoin d’avoir un système multi-magasin. Voyons une troisième option qui est beaucoup plus adaptée aux entreprises de grandes tailles, soit le suivi robotisé.

Suivi robotisé

Ce type de système est particulièrement intéressant, mais ce n’est pas la grande majorité des entreprises qui l’utilisent. En effet, peu nombreuses sont les entreprises qui intègrent des robots permettant de faire une gestion exemplaire des stocks en raison du coût élevé d’implantation et de maintien. Amazon a toutefois révolutionné le domaine de la gestion des stocks grâce à la robotisation. Les robots effectuent les actions humaines, mais plus rapidement et de manière plus efficace. Par exemple, ce sont eux qui se chargent du transport entre le site de livraison et les personnes chargées de recevoir le produit lorsqu’un nouveau colis est livré (source). 

Afin de mieux comprendre ce processus, voici un extrait de vidéo qui présente un exemple d’une gestion des stocks robotisé dans un entrepôt Amazon:

https://www.youtube.com/watch?time_continue=25&v=VOX-SadV_Ns

Avantages: 

  • Économie de temps: un suivi robotisé assure un temps de livraison chez le client beaucoup plus rapide et efficace. Il est possible de remarquer une économie de temps à l’intérieur de l’entrepôt même, soit lorsque les robots vont placer le colis à l’emplacement précis, assurant l’empaquetage et l’étiquetage. 

 

  • Diminution du risque d’erreurs: malgré le fait que les robots ne sont pas une science infuse, le risque d’erreurs humaines et pratiquement inexistant. Un suivi robotisé vient ainsi éliminer ces risques d’erreurs et assurent une précision impressionnante concernant la gestion des stocks. 

 

  • Fiabilité: un suivi robotisé permet à l’entreprise de garder un rythme régulier et constant, peu importe les conditions externes. En effet, un robot va toujours effectuer ce quoi il a été programmé pour faire et livrer un travail de qualité.  

 

  • Économie de temps et d’argent: grâce à un suivi robotisé, vous pouvez sauver beaucoup de temps à effectuer le travail autrefois fait physiquement. De plus, le temps et l’argent que vous économisez à former de nouveaux employés ou simplement à engager de nouveaux employés est un bénéfice important.

 

Inconvénient:

  • Coûteux: un système robotisé est très efficace, mais s’avère très dispendieux. En effet, les coûts varient en fonction de la tâche que doit effectuer une technologie robotique. Il faut absolument s’assurer du retour sur investissement avant d’implanter un système de ce type.

Il existe plusieurs systèmes de contrôle des stocks, dont les trois systèmes présentés ci-haut, permettant chacun de répondre à des besoins précis en fonction de votre ou de vos commerces. C’est donc à vous de prendre en considération les avantages et les inconvénients de chacun et de choisir quel système est le mieux adapté à vos besoins et aux besoins de votre entreprise. 

 

Alice répond à vos questions

Comment savoir quel système de contrôle des stocks utiliser?

Afin de choisir un bon système de gestion de l’inventaire et des stocks, il est important de dresser une liste de vos besoins et de s’assurer que le système choisi répond à vos besoins. Si vous possédez une commerce indépendant et que vous ne vendez  pas beaucoup de produits, il peut être possible de faire un suivi manuel, puisque cela s’avère beaucoup plus simple. Par contre, dès que votre entreprise grandit, ou si vous avez beaucoup de stocks et plusieurs magasins, il est recommandé d’adopter un système informatisé, afin de sécuriser vos données, faciliter votre gestion et économiser du temps. Un système robotisé est plus adapté aux grandes entreprises qui y verront un retour sur investissement.

 

Combien coûte un système de contrôle des stocks informatisé ?

Le prix d’un système de contrôle des stocks peut varier dépendamment de vos besoins et des besoins de votre entreprise. Les prix varient si vous possédez un commerce indépendant ou si vous avez plusieurs commerces et que vous avez besoins de fonctionnalités plus personnalisées. Par exemple, mon modèle tarifaire comprend un plan pour les petits commerces débutant à seulement 69 $ par mois et offre des rabais volume pour les magasins en réseaux en fonction de vos besoins.

-Alice

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