Suivi manuel
Le suivi manuel des stocks est un processus habituellement utilisé par les commerces de détail indépendants qui ne possèdent pas de logiciel informatisé ou robotisé, soit en raison de la petite taille du magasin ou de leur budget très restreint. Autrement dit, les commerces qui fonctionnent avec un système manuel sont habitués de faire le suivi de leur inventaire à la main et ne veulent pas un système informatisé ou n’ont tout simplement pas pensé à faire la transition.
Il existe de nombreux outils afin d’assurer une gestion des stocks manuelle, mais ce type de suivi présente de nombreux inconvénients que nous allons aborder dans cet article. Le suivi manuel peut se faire par l’intermédiaire d’un registre des stocks, un système de réapprovisionnement ou alors avec des fiches de stocks.
Registre des stocks
Le registre de stock est un système manuel qui convient principalement aux petites entreprises qui ne détiennent pas une grande quantité de produits à leur actif. En effet, le livre de stock est utilisé pour conserver l’ensemble des données sur l’emplacement du produit ainsi que sur les activités connexes. C’est donc un outil simple et facile à utiliser qui permet de garder une trace de votre inventaire actuel et de prévoir la quantité de stock qui sera reçu ou émis dans le futur.
Système de réapprovisionnement
Le système de réapprovisionnement des stocks est une commande qui, avec un suivi automatisé, envoie automatiquement une commande de renouvellement des stocks à un fournisseur ou un fabricant lorsque le niveau de l’inventaire est bas. Toutefois, dans un suivi manuel, l’opération est une action humaine, c’est-à-dire que la commande est envoyée manuellement.
Le codage
L’utilisation du codage permet de gagner du temps en classant les produits dans l’inventaire et en repérant rapidement l’emplacement des stocks pour le commerce.
Avantages:
- Vérification plus régulière des stocks: en faisant un suivi manuel de votre inventaire, vous effectuez une vérification beaucoup plus régulière et assidue de vos stocks qu’un système informatisé qui fait cette action pour vous.
- Simplicité: pour un petit commerce de détail, il est parfois plus simple de faire un suivi manuel que d’implanter un système informatisé qui peut s’avérer plus cher que le retour sur investissement qu’il produira.
- Sens de contrôle: le propriétaire du magasin peut avoir un plus grand sens de contrôle des stocks de son commerce en effectuant un suivi manuel. En effet, celui-ci peut ainsi garder un oeil sur l’ensemble de sa marchandise et faire un suivi rigoureux.
Inconvénients:
- Risque de perte ou d’endommagements des données: si vos outils de gestion de votre inventaire ne sont pas numérisés, il est possible que ceux-ci soient victimes de pertes ou d’endommagements (par exemple, si vous gardez vos données sur des feuilles de papiers).
- Présence de doublons ou d’oublis de produits dans l’inventaire: si vous possédez plusieurs magasins, les risques de retranscrire vos stocks ou l’oubli d’un ou de plusieurs produits sont beaucoup plus élevés avec un suivi manuel.
- Difficulté à suivre son inventaire: il peut s’avérer difficile à se retrouver parmi les nombreux dossiers ou fiches de stocks. Ceci peut ainsi traduire une mauvaise organisation ou une gestion moins efficace de votre magasin.
- Difficulté à suivre son magasin à distance: sans la présence d’un logiciel informatique pour faire la gestion de votre inventaire, il est impossible de faire le suivi des activités à distance si vous ne possédez pas physiquement les documents. Ces derniers ne sont pas synchronisés entre vos magasins et le processus et donc plus long si vous devez modifier des informations.
- Augmentation du temps de travail: Ceci est un aspect négatif important à considérer lorsqu’il est question de retranscrire votre inventaire pour chaque magasin. En plus d’augmenter les risques d’erreurs, vous perdez énormément de temps et, par le fait-même, de l’argent.
- Nécessite une attention constante: ce point n’est surtout pas à négliger puisque lorsque vous faites un suivi manuel de votre inventaire, cela nécessite une attention constante pendant une année complète, puisque vous êtes responsable en cas d’erreurs.
- Risques d’erreurs humaines: malgré une attention impeccable, un suivi rigoureux et une organisation hors pair, il est probable que certaines erreurs surviennent lorsque vous faites un suivi manuel.
Suivi informatisé
Si vous possédez un magasin indépendant, des franchises, un regroupement d’achat ou alors que vous avez un commerce en pleine croissance, le suivi des stocks informatisé est l’option la plus performante. En effet, malgré les quelques avantages d’un système manuel au sein de votre entreprise, il est important de comprendre qu’un suivi informatisé est beaucoup plus efficace, et ce, pour de nombreuses raisons.
Tout d’abord, un suivi des stocks avec un logiciel informatique permet notamment de compiler les données, les traiter et produire des rapports et des analyses grâce à des systèmes intégrés. Des logiciels de point de vente, tels que Alice POS, répondent exactement à vos besoins en terme de gestion des stocks informatisés.