Politique sur la gestion des renseignements personnels

Date de dernière mise à jour : [2022-04-11]
(consulter les changements depuis la version précédente)

SE 2 inc. (« SE », « nous », « nos » ou « notre ») a développé et opère une plateforme de gestion de point de vente connue sous le nom de Alice POS (la « Plateforme »).

À titre d’opérateur de la Plateforme, nous recueillons et utilisons des renseignements personnels tous les jours, et nous en divulguons sur demandes aux autorités légales. La clé de notre succès est la confiance que vous nous témoignez et afin de respecter et mériter cette confiance, nous croyons qu’il est très important d’être transparent dans la manière dont nous recueillons, utilisons, divulguons, protégeons et conservons ces renseignements personnels.

Notre politique sur la gestion des renseignements personnels (la « Politique ») a pour objectif de vous permettre de bien comprendre de quelle manière nous faisons la collecte, l’utilisation, la divulgation et la conservation de vos renseignements personnels. Pour toute question ou commentaire à propos de notre Politique ou la manière dont nous collectons, utilisons, divulguons ou conservons vos renseignements personnels, nous vous invitons à communiquer avec nous selon ce qui est indiqué à la rubrique « Comment communiquer avec nous? »

En nous fournissant vos renseignements personnels, que ce soit via notre site Internet, par courriel ou autrement, vous acceptez que ceux-ci soient traités conformément à notre Politique et aux lois applicables. En aucun temps nous n’utiliserons ni ne divulguerons vos renseignements personnels à des fins autres que celles prévues dans notre Politique sans avoir préalablement obtenu votre consentement.

Si vous ne consentez pas à ce que nous recueillions, utilisions, divulguions et/ou conservions vos renseignements personnels, nous vous invitons à ne pas nous faire parvenir de tels renseignements personnels. Dans un tel cas, il est possible que nous ne puissions pas vous fournir certains services.

1. Responsabilité à titre de marchand

Nous avons à coeur la protection de vos renseignements personnels et de ceux de vos clients. Dans le cadre de votre utilisation de la Plateforme, il est de votre responsabilité de vous assurer que vous êtes conforme aux lois et règlements applicables en matière de protection des renseignements personnels que vous traitez dans le cadre de vos opérations et que vous nous transmettez via la Plateforme. Ce genre de traitement n’est pas prévu dans la présente politique et devrait être prévu dans votre politique. À cet effet, vous vous engagez à avoir et à maintenir à jour une politique de protection des renseignements personnels qui adresse notamment les renseignements personnels de vos clients qui seront transmis via la Plateforme.

Si vous êtes un usager d’un de nos clients, et que vous souhaitez consulter ou modifier les renseignements que nous détenons à votre sujet, nous vous invitons à communiquer directement avec notre client.

2. Quels sont les renseignements personnels que nous recueillons?

2.1 Lorsque vous utilisez notre site Internet

2.1.1 Lorsque vous accédez à notre site Internet, nous pouvons recueillir et traiter les renseignements personnels tel que votre adresse IP ainsi que les différents pages auxquelles vous accédez.

2.2.2 Lorsque vous nous soumettez de l’information par le biais des différents formulaires disponibles sur notre site Internet, nous recueillons les informations que vous nous soumettez en plus des renseignements décrits au paragraphe précédent.

Pour recueillir des renseignements personnels, SE2 / Alice POS utilise les fournisseurs et logiciels marketing suivants :

• HubSpot : logiciel d’automatisation marketing et CRM
  • Consultez le lien suivant pour savoir comment HubSpot stock et utilise les renseignements personnels https://legal.hubspot.com/fr/privacy-policy
• Google : Google Analytics, Google Ads, Google Tag Manager, Youtube
  • Consultez le lien suivant pour savoir comment Google stock et utilise les renseignements personnels https://policies.google.com/technologies/ads
• Hotjar : outil de heatmaps et d’analyse de comportements sur le site web
  • Consultez le lien suivant pour savoir comment Hotjar stock et utilise les renseignements personnels https://www.hotjar.com/legal/policies/privacy/

2.2 Lorsque vous utilisez la Plateforme

Dans le cadre de l’opération de la Plateforme nous pouvons recueillir et traiter différents types de renseignements personnels, y compris :

• vos coordonnées, comme par exemple, votre adresse courriel, votre adresse IP, votre numéro de téléphone;
• des renseignements biographiques, par exemple, le nom de votre employeur et votre titre dans le cadre de votre emploi;
• des renseignements financiers, par exemple votre adresse de facturation, les informations liées à votre compte bancaire ou des données de paiement;
• des renseignements relatifs à votre compte, comme par exemple, votre nom d’usager et votre mot de passe
• des renseignements relatifs à nos services, comme l’industrie dans laquelle vous œuvrez, le type d’abonnement à la Plateforme;

2.3 Tout autre renseignement personnel que vous pourriez nous fournir. Lorsque nous faisons parvenir des courriels promotionnels.

En aucun temps et sous aucun prétexte, nous ne vous ferons parvenir des messages promotionnels sans avoir préalablement obtenu votre consentement. Dans le cadre des activités promotionnelles en lien avec la Plateforme ou en lien avec notre site Internet nous utilisons des technologies qui nous permettent de savoir si vous interagissez avec les envois que nous vous faisons parvenir et de quelle manière vous interagissez avec ce contenu.

En savoir davantage sur les renseignements personnels que nous recueillons

De manière générale, l’expression « renseignements personnels » signifie toute information sur une personne identifiable ou toute information qui permet d’identifier une personne.

Les renseignements personnels dont nous faisons la collecte dépendent grandement du contexte dans lequel ils sont soumis, des choix que vous effectuez et des services auxquels vous avez souscrit.

Renseignements transmis de manière volontaire

Nous faisons la collecte de vos renseignements personnels que vous nous communiquez via un formulaire sur notre site Internet, via courriel et/ou via messagerie instantanée.

Renseignements personnels de tiers

Si vous nous fournissez des renseignements personnels au sujet d’autres personnes, vous devez vous assurer de les avoir dûment avisées que vous nous fournissez leurs renseignements et d’avoir obtenu leur consentement à une telle communication de renseignements. En nous soumettant des renseignements personnels concernant un tiers, vous attestez avoir avisé ce tiers et avoir obtenu son consentement préalable à une telle divulgation.

Renseignements recueillis de manière automatique

Certains renseignements personnels sont recueillis automatiquement lorsque vous interagissez avec notre site Internet et/ou avec la Plateforme. Ces renseignements ne peuvent, en eux-mêmes permettre votre identification et inclus notamment votre adresse IP, votre navigateur, les informations techniques sur le type d’appareil que vous utilisez, votre système d’exploitation, vos préférences en matière de langue, l’adresse URL de provenance ainsi que les différentes sections de notre site Internet et/ou de la Plateforme auxquelles vous accédez.

Il est également possible que nous ayons recours à des témoins et/ou d’autres technologies similaires afin de déterminer votre niveau d’engagement avec les courriels promotionnels que nous vous faisons parvenir (uniquement si vous avez consenti à ce que nous vous fassions parvenir de tels courriels). Dans de tels cas, nous pourrions déterminer si vous avez ouvert, transféré et/ou interagi avec le contenu de tels courriels promotionnels.

Ces renseignements sont principalement utilisés à des fins statistiques. Il est toutefois possible que nous ayons recours à des décisions automatisées afin de déterminer quels types de matériels promotionnels vous conviennent le mieux.

3. Comment utilisons-nous vos renseignements personnels?

En aucun temps et sous aucun prétexte, nous ne vendons vos renseignements personnels. De plus, nous nous engageons à ne pas communiquer vos renseignements personnels à des tiers ou autrement utiliser vos renseignements personnels autrement qu’en conformité avec la présente Politique.

Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour toutes fins déterminées au moment de la collecte de vos renseignements personnels notamment, l’une ou l’autre des fins suivantes :

• afin de vous fournir l’accès à la Plateforme, à nos autres services ainsi que pour la poursuite de nos opérations;
• afin de faciliter l’utilisation de notre site Internet et s’assurer de la pertinence de son contenu – y compris afin de répondre aux demandes qui nous sont acheminées via notre site Internet et s’assurer de l’efficacité du contenu, tant dans sa présentation que dans sa signification;
• à des fins de marketing et de développement des affaires, par exemple par le biais de témoignage de client et/ou d’études de cas, lorsque vous consentez à ce que nous publions un tel témoignage et/ou étude de cas;afin de respecter nos obligations légales, règlementaires et/ou de gestion de risque;
• afin de transactions corporatives;
• toute autre fin pour laquelle nous avons eu votre consentement.

Pour ce faire, nous partageons vos renseignements personnels avec les partenaires de SE2 / Alice POS suivants :

• Google, Inc. (dans le but d’analyser les comportements des visiteurs de notre site web et pour faire du remarketing/retargeting)
• HubSpot, Inc. (dans le but d’analyser les comportements des visiteurs de notre site web, de faire des analyses marketing, de déployer une stratégie d’inbound marketing – en vous envoyant des contenus de marketing et de ventes selon votre consentement – et stocker vos données personnelles dans notre système CRM)
• Hotjar, Inc. (dans le but d’analyser les comportements des visiteurs sur notre site web)

En savoir davantage sur la manière dont nous utilisons vos renseignements personnels et avoir plus d’informations sur la manière dont nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour chacune des fins mentionnées

Voici plus de détails sur les différentes fins pour lesquelles nous pouvons utiliser vos renseignements personnels :

4. Données statistiques anonymisées

Nous nous réservons le droit de générer des données statistiques anonymisées concernant les différentes transactions qui sont effectuées et traitées par la Platforme. Dans de tels cas, jamais ces données ne pourront être reliées à vous.

5. Avec qui partagerons-nous vos renseignements personnels?

Nous pouvons partager vos renseignements personnels avec les tiers suivants :

• des tiers fournisseurs de services. Ces tiers pourraient avoir accès à vos renseignements personnels dans le cadre des services qu’ils nous rendent. Nous limitons les renseignements que nous fournissons à ces fournisseurs de services aux seuls renseignements qui sont raisonnablement nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions.
  • Dans le cadre de l’exploitation de la Plateforme, nous avons recours aux services de tiers pour l’hébergement, le développement, la maintenance et l’assistance technique lié à la Plateforme;
  • Dans le cadre de nos activités marketing, nous avons recours aux services de tiers relativement à (i) la gestion de nos clients et de nos opportunités d’affaires (p.ex PipeDrive); (ii) procéder à l’envoi de nos courriels (p.ex MailChimp); (iii) procéder à l’analyse du trafic sur notre site Internet; et/ou (iv) procéder à l’analyse de l’efficacité de nos courriels promotionnels;
  • Dans le cadre de nos opérations, nous avons recours à des institutions bancaires pour le traitement des paiements électroniques (p. ex. Stripe et/ou PayPal), des services pour la tenue de livres et registres (p. ex. Freshbooks( et/ou des agences de recouvrement afin de s’assurer d’être payé pour les services que nous vous rendons.
• des autorités gouvernementales et des organismes d’application de la loi, lorsqu’exigé par les lois applicables;
• l’acquéreur, le successeur ou le cessionnaire dans le cadre de toute fusion, de toute acquisition, de toute vente d’actifs ou de toute opération semblable, ainsi qu’en cas d’insolvabilité, de faillite ou autre opération prévoyant le transfert de renseignements personnels à titre d’actif commercial, à une ou plusieurs tierces parties.

En savoir davantage sur la manière dont nous partageons vos renseignements personnels

Pour plus de précision, nous pouvons divulguer vos renseignements personnels et d’autres renseignements si nous y sommes tenus en vertu des lois ou si nous croyons de bonne foi que cette divulgation est nécessaire pour respecter les lois applicables, en réponse à une ordonnance d’un tribunal ou à une assignation à témoigner ou à un mandat de perquisition du gouvernement, ou autrement pour collaborer avec de telles autorités gouvernementales et de tels organismes d’application de la loi;

6. Pendant combien de temps et où conserverons-nous vos renseignements personnels?

Nous conserverons vos renseignements personnels temps et aussi longtemps que vous utiliserez la Plateforme et par la suite pour une période raisonnable afin de nous permettre de nous conformer à nos obligations légales et réglementaires. Pour en savoir plus sur la durée pendant laquelle nous conservons vos renseignements personnels, nous vous invitons à communiquer avec nous selon ce qui est indiqué à la rubrique « Comment communiquer avec nous ».

Il est également possible que nous conservions des renseignements anonymes ou anonymisés à des fins statistiques et/ou pour nous permettre d’améliorer la Plateforme ainsi que nos autres services.

Il est possible que des tiers soient situés à l’extérieur de la province de Québec et/ou à l’extérieur du Canada, par exemple, aux États-Unis. Vous consentez au transfert de renseignements dans des pays autres que votre pays de résidence, où les règles de protection des données peuvent être différentes de celles en vigueur au Québec et/ou au Canada.

En savoir davantage sur la manière (durée et endroit) dont nous conservons vos renseignements personnels

Lorsque des renseignements se trouvent à l’extérieur de votre pays de résidence, ils sont assujettis aux lois du pays où ils se trouvent, et peuvent faire l’objet d’une communication aux gouvernements, aux tribunaux ou aux organismes d’application de la loi ou de réglementation du pays en question.

7. Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?

Nous maintenons des mesures de protection physiques, techniques ou administratives appropriées pour protéger les renseignements personnels contre une destruction accidentelle ou non conforme aux lois, une perte accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en notre possession.

En savoir davantage sur les moyens que nous prenons pour protéger vos renseignements personnels

Aucune méthode de transmission par Internet, ni aucun moyen de stockage électronique ne sont sécuritaires à 100 %. Nous ne pouvons donc pas assurer ou garantir la sécurité des renseignements que vous nous transmettez, et vous le faites à vos propres risques. Nous ne pouvons pas non plus garantir que de tels renseignements ne seront pas consultés, obtenus, divulgués, modifiés ou détruits par suite de la violation de nos mesures de protection physiques, techniques ou administratives.

Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous selon ce qui est indiqué à la rubrique « Comment communiquer avec nous ».

8. Quels sont vos droits relativement à vos renseignements personnels?

Dans certaines circonstances et conformément aux lois applicables, vous disposez des droits suivants :

• Accès : le droit de demander si nous traitons des renseignements et, le cas échéant, de demander d’avoir accès aux renseignements personnels. Vous pouvez ainsi recevoir une copie des renseignements personnels que nous détenons et certains autres renseignements vous concernant;
• Rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons;
• Consentement : lorsque nous avons obtenu le consentement au traitement des renseignements personnels, le droit de retirer ce consentement.

Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec nous selon ce qui est indiqué à la rubrique « Comment communiquer avec nous ».

9. Comment utilisons-nous les fichiers témoins et autres technologies similaires?

Pour obtenir des renseignements détaillés au sujet des témoins que nous utilisons, veuillez-vous reporter à notre politique sur les témoins, laquelle fait partie de la présente Politique sur la protection des renseignements personnels.

Dans le cadre de nos différentes campagnes marketings par courriel, nous pouvons recueillir certains renseignements comme la date et l’heure auxquelles vous avez ouvert pour la première fois les communications que nous vous avons envoyées par courrier électronique, le nombre de fois que vous les avez ouvertes, le nombre de clics par article, la fréquence totale de clics sur le contenu de ces communications, et nous pouvons faire une compilation générale de statistiques connexes. Nous pouvons combiner et conserver tout renseignement de ce type aux fins de gestion et d’amélioration des communications que nous vous envoyons par courrier électronique. Nous y inclurons des directives sur la façon de vous désabonner et de nous informer de vos préférences si vous souhaitez ne pas recevoir de courriels de marketing ou de nature promotionnelle à l’avenir.

10. Liens vers des sites Internet et/ou applications de tiers

Notre Politique ne s’applique pas aux sites Internet de tiers ou encore aux différents modules de tiers qu’il est possible d’intégrer dans la Plateforme. SE2 ne peut être tenue responsable de la manière dont les tiers collectent, utilisent, divulguent et/ou conservent les renseignements personnels qu’ils détiennent sur vous.

Si une application n’est pas identifiée comme étant « faites par AlicePOS », nous ne pouvons être responsables et nous n’avons aucun contrôle sur la manière dont le tiers recueille, utilise, divulgue et/ou conserve vos renseignements personnels. Vous avez le choix d’utiliser des applications de tiers ou non et votre utilisation de celle-ci ne devrait être faite que si le tiers offre les protections adéquates en matière de protection des renseignements personnels.

Les tiers disposeront de leur propre politique sur la gestion des renseignements personnels, laquelle régira la collecte, l’utilisation, la divulgation ainsi que la conservation de vos renseignements personnels. Nous vous invitons à en prendre connaissance avant de transmettre vos renseignements personnels à un tiers.

11. Comment communiquer avec nous?

Pour toute question ou commentaire relativement à notre Politique (incluant obtenir de l’information sur les différents tiers fournisseurs avec lesquels nous pouvons partager vos renseignements personnels), pour déposer une plainte et/ou pour exercer vos droits à l’égard des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, nous vous invitons à communiquer avec notre responsable de protection de la vie privée :

par courriel à l’adresse privacy@alicepos.com

par la poste aux coordonnées suivantes :

Alice POS
2100 Rue King Ouest Local #10,
Sherbrooke, Quebec J1J 2E8

12. Comment mettons-nous à jour la présente Politique sur la gestion des renseignements personnels?

Puisque la Plateforme et les lois applicables en matière de protection des renseignements personnels sont en constante évolution, il est possible que nous apportions des changements à notre Politique à tout moment. Votre utilisation de la Plateforme ou des services suite à la date d’entrée en vigueur des changements sera réputée constituer votre consentement à ces changements.