À quelle fréquence les magasins font-ils leur inventaire?

Un des moments les plus importants pour une entreprise dans le commerce de détail, c’est la prise d’inventaire. 

Cela vous permet de mettre à jour les connaissances sur les actifs des produits sur les étagères et l’arrière-boutique. Ce processus vous permet d’être en ordre devant les autorités gouvernementales. Il facilite également le travail de vos employés et réduit les risques d’erreurs.

À quelle fréquence est-ce que les magasins font leur inventaire? La majorité des magasins font leur inventaire une fois par année, soit à la fin de leur année d’imposition.

Toutefois, certains propriétaires de magasins le font plus régulièrement, s’ils en ressentent le besoin.

Pour vous aider à choisir la meilleure fréquence pour votre magasin, voici deux questions qui seront traitées dans cet article :

1. Pourquoi faire l’inventaire d’un magasin?
2. Comment faciliter la prise d’inventaire?

1. Pourquoi faire l’inventaire d’un magasin?

Vous devez faire l’inventaire de votre magasin pour le bon fonctionnement de vos activités. 

Le faire annuellement ou mensuellement permet de connaître la valeur réelle de vos actifs, de prévenir les erreurs de comptabilité et d’être conforme aux lois. 

Voici 4 raisons de faire l’inventaire pour votre magasin : 

• pour contrôler les stocks;
• pour connaître la valeur réelle de l’inventaire;
• pour repérer les disparités;
• pour vous conformer aux exigences législatives.

Contrôler les stocks

Faire le contrôle des stocks de votre magasin vous permet de savoir ce que vous avez en vente pour votre clientèle et ainsi ne pas rencontrer d’imprévus. 

Il est important d’avoir un inventaire à jour, en particulier si vous avez une boutique en ligne afin d’afficher les disponibilités en temps réel. Dans le cas où vous ne le mettez pas à jour fréquemment, vous pourriez vendre en ligne des articles que vous ne possédez pas réellement.

Connaître la valeur réelle de l’ensemble de vos produits

Certes, vous devez savoir ce que contient votre inventaire en matière de quantité, mais vous devez aussi connaître sa valeur ($). 

Pour des raisons fiscales, connaître la valeur de vos actifs est très important.

Repérer les disparités

Si vous réussissez à reconnaître les disparités et les erreurs dans votre inventaire, il est plus facile de le faire balancer. Vous pourrez ainsi identifier vos déficits ou vos surplus.

Être conforme aux exigences législatives

Tout comme un citoyen, votre entreprise se doit de se plier aux exigences locales, provinciales ou fédérales en ce qui a trait à votre fiscalité. 

Vous devez rendre l’organisation de vos produits impeccable afin de rencontrer ces exigences et éviter les problèmes futurs.

Pourquoi faire l’inventaire à la fin d’une année d’imposition?

Les magasins font leur inventaire à la fin de leur année d’imposition pour pouvoir déterminer sa valeur pour les déclarations fiscales. 

Beaucoup de propriétaires de commerces au détail profitent donc de ces circonstances pour faire l’inventaire complet de leur magasin.

Une activité qui prend du temps

Comptabiliser tous vos produits peut prendre énormément de temps et de ressources selon la taille de votre magasin. C’est pourquoi, généralement, faire l’inventaire une fois par an limite cette action qui nécessite beaucoup de temps.

La planification 

Cela permet également de déterminer les pertes ou gains en stock pour l’année d’imposition en cours et de planifier les achats de produits pour l’année suivante.

La prévention

L’inventaire à fréquence annuelle permet aux magasins de détecter tout vol ou gaspillage de stock et de prendre des mesures pour y remédier et agir.

2. Comment faciliter la prise d’inventaire?

Si vous voulez faciliter la prise d’inventaire de votre magasin, il existe plusieurs solutions pour vous simplifier la tâche. Équipez-vous d’équipements technologiques afin de pouvoir compter l’entièreté de vos produits de façon organisée et faites participer votre équipe à cet événement annuel. 

Voici 6 façons de faciliter votre prise d’inventaire : 

• comptabiliser votre inventaire en entier;
• utiliser la technologie;
• organiser et classer par catégories;
• faire un suivi de ce qui est comptabilisé;
• impliquer vos employés;
• établir un moment précis.

Comptabiliser votre inventaire en entier

Pour bien faire votre inventaire, comptez les articles dans votre magasin et dans votre arrière-boutique afin d’avoir le compte complet et exhaustif de ce que vous détenez en magasin. 

Ne comptez pas seulement vos produits sur vos tablettes, mais aussi ce que vous pouvez trouver dans le backstore.

Utiliser la technologie pour faire votre inventaire

Tirez avantage des outils technologiques mis à votre disposition pour faire votre inventaire. Vous gagnerez du temps et vous pourrez ainsi limiter les ressources nécessaires. Par exemple, l’utilisation d’un logiciel de point de vente aide à mieux comptabiliser le nombre de chaque article.

La puissance d’un logiciel de point de vente

Un logiciel de point de vente équipé d’outils comme un scanneur numérique pour scanner les étiquettes électroniques vous donnera un avantage énorme et vous fera économiser du temps précieux que vous pourrez réinvestir ailleurs. 

Apprenez-en davantage sur les utilités qu’un logiciel de point de vente peut apporter à votre magasin.

Organiser et classer par catégories

En organisant votre inventaire en catégories et en sous-catégories, vous vous donnez l’occasion de le tenir en ordre, ce qui augmentera l’efficacité et la rapidité du processus.

Faire un suivi

Si vous faites un suivi de ce que vous comptabilisez, vous vous assurez de mettre à jour l’inventaire au fur et à mesure en évitant de compter à multiples reprises le même article ou produit.

Impliquer vos employés

Il est important de mettre en branle un nombre important de vos effectifs pour accélérer le processus et être plus efficace. 

De plus, cette tâche ralliera vos employés autour d’un objectif commun et met à jour les connaissances de chacun aux actifs de votre magasin.

Établir un moment précis

Pour finir, établissez un moment précis où vous ferez la prise d’inventaire de votre magasin. Optez pour une fréquence annuelle qui tombe en même temps que la fin de votre année d’imposition et fixez une semaine ou une date précise. De cette façon, vous ne dépayserez pas vos employés chaque année et votre équipe s’y habituera plus facilement.

La fréquence habituelle pour faire l’inventaire d’un magasin est une fois par année, soit à la fin de l’année d’imposition. De manière générale, les magasins évaluent leurs stocks et s’assurent de la disponibilité de leurs produits une fois par année. En somme, l’inventaire est un élément clé de la gestion d’un magasin et sa fréquence est déterminée selon les besoins de chacun.