Les systèmes de point de vente (PDV) jouent un rôle crucial dans la facilitation des transactions pour les commerces au détail de toutes tailles. Cependant, au-delà de l’investissement initial dans l’acquisition d’un système de PDV, il existe des frais de maintenance à prendre en compte. Lorsque l’on cherche la meilleure option de PDV pour son entreprise, il est sage de se demander à combien s’élèvent ces frais. 

Les frais de maintenance d’un logiciel de point de vente peuvent varier entre 0$ et 250$ par mois en fonction de différents facteurs. Les frais de maintenance peuvent aller d’un abonnement mensuel à un contrat de maintenance annuel.

Définition et importance de la maintenance pour un PDV

Tout d’abord, il est important de préciser ce qu’impliquent réellement les frais de maintenance. Ceux-ci englobent l’entièreté des dépenses associées à garantir le bon fonctionnement et l’entretien du système PDV et n’ont rien à voir avec les frais de transactions.

Ces frais couvrent donc les mises à jour logicielles, le support technique, les réparations ou remplacements de matériel, les améliorations de sécurité et tout autre service liés directement à la maintenance.

La structure des frais de maintenance peut varier. En effet,  les frais peuvent être compris dans des abonnements mensuels, peuvent être à forfait annuel ou peuvent être chargés à chaque activité de maintenance. Tout dépend de votre fournisseur de services, si vous en avez un, ainsi que des besoins spécifiques de votre entreprise. 

La maintenance de votre point de vente est essentielle à son bon fonctionnement. En effet, la maintenance garantit le bon fonctionnement et la fiabilité des équipements utilisés, en réduisant les temps d’arrêt et les perturbations dans les transactions. 

Cela augmente également la sécurité des données traitées, en plus de prévenir de futures pannes en identifiant les problèmes potentiels. Les coûts reliés aux urgences sont donc aussi minimisés. 

Une maintenance adéquate du système de point de vente permet également de s’assurer une conformité réglementaire en réduisant les risques de non-conformité, et donc d’éventuelles sanctions. Finalement, la maintenance optimise les performances du point de vente puisqu’elle améliore les fonctionnalités et corrige des bogues pour une expérience plus fluide. 

Assurez-vous de maintenir régulièrement votre système de point de vente et vos équipements!

Facteurs influant sur le coût des frais de maintenance

Plusieurs facteurs peuvent influencer les frais de maintenance de votre système de point de vente. Il est important de les reconnaître afin de faire un choix judicieux de fournisseur. 

1. Type de système de PDV 

Pour commencer, il est évident que le type de système de point de vente utilisé influence considérablement les frais de maintenance y étant reliés. La complexité et les fonctionnalités du système PDV ont un impact direct sur les coûts. 

Les systèmes plus avancés, avec des fonctionnalités supplémentaires, entraînent habituellement des frais plus élevés lorsque le système de point de vente appartient à l’entreprise. Par contre, c’est seulement le cas lorsque ce n’est pas un abonnement : avec un abonnement comme celui d’Alice POS, les frais de maintenance sont inclus dans le prix du PDV et ne changent donc pas

Plus votre système est avancé, plus il est avantageux de choisir un abonnement de PDV mensuel afin d’éviter des frais supplémentaires et hors de prix. 

2. Accords de niveau de service (SLA)  

Un autre facteur à considérer est l’accord de niveau de service, dit SLA. Ces accords définissent les engagements et les attentes entre le fournisseur de maintenance ainsi que le client, en ce qui a trait à la qualité et à la disponibilité des services.

Le niveau de support et le temps de réponse garantis par le fournisseur de services dans le cadre du SLA influencent donc grandement le coût des frais de maintenance.

Un SLA moins contraignant offrira des coûts de maintenance plus bas, mais un niveau de service inférieur. D’un autre côté, un SLA plus exigeant offrira des frais de maintenance plus élevés, mais avec une garantie de temps de réponse beaucoup plus rapides! 

Il est donc essentiel de bien évaluer ses besoins en matière de SLA et de comprendre comment ces engagements peuvent avoir des répercussions sur la maintenance de votre système PDV. 

3. Échelle de l’entreprise 

Ensuite, l’échelle de votre entreprise joue un rôle déterminant sur les frais de maintenance. En effet, la taille et l’envergure des opérations affectent le nombre de terminaux PDV ainsi que le volume de transactions, et donc les structures de frais de maintenance.

Naturellement, plus une entreprise possède de points de vente, plus les coûts de maintenance augmentent. Chaque emplacement nécessite des équipements distincts, avec un logiciel et des services de support. 

D’un autre côté, un volume de transactions élevé par jour peut entraîner une usure accrue des équipements de PDV utilisés. Cela entraîne une maintenance plus fréquente, et donc des coûts supplémentaires! 

Assurez-vous de prendre en compte la taille de votre entreprise lorsque vous évaluez vos options de PDV. Si vous êtes responsable de multimagasins, informez-vous sur le logiciel Alice POS, système le plus abordable et complet sur le marché pour votre situation!

4. Personnalisation et intégration

Autre facteur important pour les frais de maintenance de votre PDV : la personnalisation et les intégrations nécessaires. Les entreprises nécessitant des solutions personnalisées ou une intégration avec d’autres plateformes logicielles vont faire face à des coûts supplémentaires pour la maintenance et le support de leur logiciel. 

Pour la personnalisation de votre logiciel, les frais peuvent inclure la conception, le développement et les tests de nouvelles fonctionnalités ayant besoin d’être ajoutés, en plus de la maintenance continue de celles-ci. 

L’intégration avec d’autres systèmes nécessite aussi des travaux de développements personnalisés afin d’assurer une communication fluide entre les différents systèmes. L’entretien de ces différentes connexions peut devenir coûteux à long terme.

Ces fonctionnalités uniques demandent également une assistance technique spécialisée, souvent plus rare et donc plus chère! Certaines entreprises peuvent même avoir besoin d’une assistance technique dédiée, ce qui augmente encore davantage les frais de maintenance. 

5. L’âge de l’équipement informatique utilisé

Finalement, il ne faut pas oublier que l’âge de l’équipement informatique utilisé entre comptes lorsqu’on parle de maintenance. En plus d’être dispendieux, le matériel informatique d’un point de vente peut devenir problématique au fil des années selon sa durée de vie initiale.

Si votre équipement est relativement neuf, les frais de maintenance vont vous sembler bas. Cependant, n’oubliez pas que les équipements informatiques ont tendance à devenir obsolètes de plus en plus rapidement, en raison des avancées rapides des technologies. 

La maintenance peut donc devenir plus coûteuse, suivant l’augmentation de pannes de l’équipement et de leur performance de plus en plus réduite, affectant l’efficacité de vos opérations commerciales. 

Prenez en considération la durée de vie de votre équipement lorsque vous magasinez pour un fournisseur de système de point de vente. Ainsi, vous vous assurez d’économiser au long terme sur les possibles problèmes mécaniques et informatiques de votre matériel.

Quelques stratégies de gestion des coûts

Il existe quelques moyens d’éviter que ces facteurs deviennent un réel problème pour la maintenance de votre logiciel PDV et équipements informatiques. 

1. Évaluer les fournisseurs de services 

Tout d’abord, assurez-vous de comparer les différents forfaits de maintenance proposés par différents fournisseurs afin de trouver la solution la plus rentable adaptée aux besoins de votre entreprise. Par exemple, choisir un logiciel de point de vente avec abonnement est souvent plus abordable, puisque les frais de maintenance sont inclus dans la mensualité.

Il est important de bien analyser les niveaux de services, les termes de contrats ainsi que les coûts généraux proposés afin d’éviter les mauvaises surprises. La réputation et l’expérience du fournisseur jouent également un rôle important dans votre évaluation, puisqu’elle se trouve en lien direct avec la qualité du support technique.

Il existe plusieurs étapes lorsque vient le temps de choisir un point de vente adéquat pour votre entreprise : assurez-vous d’y insérer une évaluation minutieuse des plans de maintenance, afin de vous assurer le meilleur rapport qualité-prix selon vos exigences de maintenance. 

2. Planification budgétaire 

Autre solution : intégrez d’avance les frais de maintenance du PDV dans votre processus de budgétisation. C’est ainsi que vous garantissez que des fonds suffisants soient alloués aux dépenses continues de maintenance. 

C’est en prévoyant ces frais de maintenance,  souvent délaissés, que vous vous éviterez des surprises financières. Tenez en compte les frais réguliers, mais également d’éventuelles mises à niveau et réparations imprévues qui pourraient arriver. Choisir un fournisseur de logiciel infonuagique qui inclut la maintenance dans son abonnement permet de réduire les frais de façon significative.

3. Prioriser les services essentiels  

Une autre façon de gérer les coûts de maintenance demeure d’identifier adéquatement les services de maintenance essentiels nécessaires pour maintenir la fonctionnalité et la sécurité de votre système PDV. 

Ces services sont propres à votre entreprise et peuvent varier, comme la maintenance d’équipements critiques, des mises à jour de sécurité ou du support technique pour les pannes majeures. Évidemment, cette priorisation n’est pas nécessaire avec un logiciel comme Alice POS, qui inclut tous ces frais dans son abonnement mensuel. 

En les identifiant, vous pourrez concentrer vos ressources sur ces priorités, et optimiser l’efficacité de votre budget de maintenance.

4. Choisir un PDV avec mensualité où la maintenance est incluse

Pour finir, comme discuté plus haut, il est important de souligner qu’un abonnement de PDV est beaucoup plus stable lorsqu’on parle de frais de maintenance qu’un PDV acheté ou fait maison. En effet, les frais de maintenance sont inclus dans la mensualité. 

Peu importe les mauvaises surprises ou le nombre de bris, le prix restera le même. Vous pouvez donc faire appel au service de support autant de fois que nécessaire, sans vous soucier de frais additionnels qui autrement pourraient vous plonger dans un gouffre financier. 

Cela vous permet également de répartir les coûts sur une base régulière et prévisible. Assurez-vous toutefois de comprendre les détails de ce qui est inclus dans votre maintenance mensuelle!


En résumé, plusieurs choses impactent les frais de maintenance d’un POS. Rappelez-vous toutefois qu’un abonnement de PDV inclut les frais de maintenance, et peut vous éviter beaucoup de mauvaises surprises! 

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