14 éléments que vous pouvez suivre avec un logiciel de point de vente

Le logiciel de point de vente (PDV) est un outil puissant qui facilite la gestion des transactions et fournit des informations précieuses sur les performances commerciales. Que surveille un logiciel de point de vente exactement? Un logiciel de point de vente peut suivre les éléments suivants : 

1. Les ventes
2. L’inventaire
3. Les informations sur les produits
4. Les données sur les clients
5. Les achats fournisseurs
6. Les informations sur les paiements
7. Les retours, les échanges et les rachats
8. La performance des employés
9. Les taxes et la comptabilité
10. Les plateformes e-commerce
11. Le programme de fidélité et les cartes-cadeaux
12. Les locations
13. Les réparations
14. Les rapports

Mais avant de plonger dans tout ce qu’un logiciel de point de vente peut faire, voyons ce qu’est un système de point de vente.

Qu’est-ce qu’un système de point de vente?

Un système de point de vente est un ensemble de technologies qui permettent aux détaillants de traiter les transactions, d’accepter les paiements et de suivre une foule d’informations pertinentes. Un système de PDV permet de centraliser les activités quotidiennes (les ventes, la gestion d’inventaire, la gestion des données clients, etc.). 

Un système de point de vente est composé de matériel informatique (écran, lecteur de code-barres, écran client, tiroir-caisse, imprimante de reçus, tablette, ordinateur) et d’un logiciel de point de vente. Tout le monde connaît la caisse enregistreuse typique utilisée comme point de vente, mais, aujourd’hui, le système de point de vente se résume souvent à un logiciel installé sur une tablette ou sur un ordinateur connecté à un terminal de paiement, à une imprimante et à un tiroir-caisse.

Lorsqu’on achète quelque chose, que ce soit en ligne ou en magasin, nous interagissons tous avec un point de vente, même si on ne le sait pas. Les détaillants ont besoin d’un point de vente parce que ce type de logiciel permet de mieux gérer un magasin, d’accélérer les activités, d’augmenter la notoriété et d’obtenir du succès. Un logiciel de point de vente puissant peut même permettre de vendre, louer, échanger et réparer dans une seule transaction!

Découvrez ici 27 des avantages d’un système de point de vente pour votre entreprise.

Un logiciel de point de vente inclut de nombreuses fonctionnalités utiles aux gestionnaires de magasin. Voici donc 14 éléments que le logiciel de PDV peut suivre pour vous.

1. Les ventes

Un logiciel de PDV enregistre simplement toutes les transactions effectuées soit en magasin ou en ligne. Il enregistre la date, l’heure et les détails de chaque produit ou service vendu. Cela permet de garder un œil sur les revenus et les niveaux d’inventaire.

Un logiciel de point de vente comme Alice POS vous permet d’accepter le mode de paiement choisi par le client. À la fin de la journée, vous pouvez aussi voir le montant total de toutes les transactions effectuées pour chacun des modes de paiement que vous acceptez.

2. L’inventaire

Un système de point de vente suit l’inventaire et la quantité de produits restants en temps réel. Le logiciel met à jour les quantités automatiquement à chaque vente. 

Le logiciel de PDV suit aussi les produits en consignation et les revenus que vous devez remettre au fournisseur du produit consigné.

Lorsque vous recevez vos stocks, vous n’avez qu’à scanner le tout et il se retrouvera dans le logiciel. Avec ce dernier, voyez facilement la quantité de biens que vous possédez réellement. Vous pouvez ainsi savoir s’il y a eu des pertes ou des vols.

Vous pouvez aussi configurer certains logiciels, comme Alice POS, pour vous alerter lorsque le niveau d’inventaire baisse sous un certain seuil, afin que vous sachiez quand faire une commande à vos fournisseurs. Le PDV vous permet de connaître le stock actuel et d’avoir un plus grand contrôle sur votre inventaire. Il simplifie donc les tâches difficiles en lien avec l’inventaire!

3. Les informations sur les produits

Un logiciel de point de vente emmagasine plein d’informations sur les produits que vous vendez, comme leur nom, leur description, leur prix, ainsi que les rabais applicables. Le logiciel utilise ces données pour calculer le montant des factures sans erreurs et plus rapidement qu’en calculant mentalement ou avec un papier et un crayon.

Un logiciel de point de vente permet aussi de suivre de très près des articles grâce aux capacités de sérialisation. Avec ces capacités, les articles se font attribuer un numéro de série unique à vie. Ce numéro permet au logiciel et à vous de suivre l’article à chaque passage dans votre magasin. Un système d’articles sérialisés est particulièrement utile si vous faites de la location.

4. Les données sur les clients

Un logiciel de point de vente enregistre les informations sur vos clients. Ces informations peuvent être leur nom, leur numéro de téléphone, leur adresse courriel, leur historique d’achat, etc. Ces informations vous permettent de mieux saisir votre clientèle et d’avoir un meilleur aperçu de vos groupes de clients (nouveaux, fidèles, appartenant à une certaine démographie, etc.).

Par contre, il est important de mettre en place des pratiques de collecte et de stockage des données qui garantissent la confidentialité des données clients et qui sont conformes aux lois du ou des territoires où vous avez des commerces. Cela passe notamment par le choix d’un logiciel de point de vente qui respecte ces lois.

Les entreprises au Québec doivent notamment se soumettre à la loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et à la loi 25.

Avec la loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, les entreprises doivent respecter des obligations à chaque étape du cycle de vie d’un renseignement personnel : la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction. Les entreprises doivent aussi avoir le consentement de la personne concernée pour pouvoir utiliser, communiquer et conserver ses renseignements personnels.

La loi 25 entre progressivement en vigueur entre septembre 2022 et septembre 2024. Pour en savoir plus sur les nouvelles obligations des entreprises, consultez l’aide-mémoire de la Commission d’accès à l’information du Québec. 

Les objectifs de la loi 25 sont :

• D’adapter la législation à la réalité d’aujourd’hui;
• De permettre aux citoyens un meilleur contrôle sur leurs renseignements personnels;
• D’accroître la protection des renseignements personnels;
• De faire en sorte que les entreprises gèrent les renseignements personnels de façon plus responsable;
• De favoriser la transparence des entreprises quant aux renseignements personnels.

Bref, la loi 25 et les autres lois sur la protection des renseignements personnels existent pour protéger les citoyens.

En France, les entreprises doivent connaître et respecter le Règlement général sur la protection des données (RGPD) en vigueur dans toute l’Union européenne et la loi Informatique et Libertés en vigueur en France.

Cette liste n’est pas exhaustive. Assurez-vous de chercher assidûment les lois que vous devez suivre et même de consulter un avocat pour vérifier que vous êtes conforme aux lois en lien avec les renseignements personnels. 

5. Les achats fournisseurs

Un logiciel de point de vente peut se connecter à vos fournisseurs et vous permettre de passer vos commandes de façon simple et rapide. Cette connexion vous permet aussi d’avoir tous les produits et les renseignements les concernant (quantité, valeur, description et autre) directement dans votre logiciel de point de vente. Imaginez l’économie de temps de ne pas tout transférer vous-même!

Un bon système de PDV vous permet aussi de suivre toutes vos commandes passées et ainsi d’avoir plus de contrôle sur les achats et sur les produits commandés à vos fournisseurs.

6. Les informations sur les paiements

C’est le logiciel de point de vente qui se charge de traiter toutes les transactions et d’enregistrer les informations de paiement et les factures. Ces informations seront par la suite utiles pour compléter les transactions, maintenir les dossiers financiers à jour et envoyer les factures par courriel au client s’il le désire.

7. Les retours, les échanges et les rachats

Lorsqu’un client retourne un produit ou veut l’échanger, le logiciel de point de vente retourne chercher la transaction et enregistre la raison du retour ou de l’échange et toutes les autres informations pertinentes liées au remboursement ou à l’échange.

Si votre magasin est intéressé à se procurer des produits que des clients veulent vendre afin de les revendre par la suite, un logiciel de point de vente peut vous aider. Un logiciel de PDV qui suit les rachats vous permet d’acheter et de revendre simultanément un article. Le logiciel enregistre les produits rachetés dans votre système et il permet d’augmenter la rapidité des transactions et d’éviter des erreurs causées par un trop grand nombre de manipulations.

8. La performance des employés

Grâce à un bon logiciel de point de vente, vous pouvez voir les ventes par employé, leurs ventes par plage horaire et les heures qu’ils ont travaillées. Cela vous permet de mesurer leur productivité, leur performance en matière de vente et de calculer les bonus ou les commissions. 

Le point de vente suit les heures travaillées par chaque employé et la liste d’accès.

9. Les taxes et la comptabilité

Un logiciel de point de vente enregistre les taxes sur les produits vendus. Il peut donc vous aider à calculer les taxes et à faire vos déclarations fiscales. Il vous fournit aussi des données utiles à des fins comptables. 

Cela permet d’organiser la gestion financière du magasin et d’assurer que tout est conforme aux réglementations fiscales de votre pays. Grâce aux rapports générés par le logiciel, vous pouvez connaître rapidement et avec un risque d’erreurs réduit le montant de taxes que vous avez collecté.

Attention! Le logiciel de point de vente n’est pas la même chose qu’un logiciel de comptabilité. Cliquez ici pour connaître les différences entre le logiciel de caisse et le logiciel comptable.

10. Les plateformes e-commerce

Un logiciel de point de vente vous permet de suivre les ventes, les commandes en ligne et l’inventaire à un seul endroit.

Avec le PDV, vous pouvez créer de nouveaux produits, neufs ou usagés, dans votre boutique en ligne et y transférer la description, les prix, les quantités, les promotions, les images, les attributs et les dimensions de l’article. Vous pouvez suivre les produits que vous vendez en ligne par catégorie.

Vous pouvez aussi synchroniser vos commandes entre un logiciel de point de vente, comme Alice POS, et votre site transactionnel. Le PDV garde ainsi en mémoire les commandes faites en ligne et les nouveaux clients qui ont acheté en ligne.

La synchronisation de l’inventaire à partir du logiciel est aussi possible. Vous pouvez synchroniser les prix, les promotions, les photos de produits, les catégories de produits, les attributs, les descriptions et les noms des produits. Cette synchronisation permet au logiciel de point de vente de suivre toutes les informations et de les mettre à jour dans votre boutique en ligne lorsque vous les changez dans le logiciel.

En synchronisant l’inventaire que vous avez entré dans le logiciel de point de vente avec votre boutique en ligne Shopify, WooCommerce ou Ecwid, vous vous assurez d’avoir toujours les articles que les clients veulent en magasin ou en ligne. Cela aide aussi à ce que le niveau d’inventaire soit toujours à jour, autant en ligne qu’en magasin, et ainsi à réduire le gaspillage, à éviter les ruptures de stocks et les surplus et à rendre votre entreprise plus rentable.

Cliquez ici pour en savoir plus sur les intégrations de plateformes de commerce en ligne (Shopify, WooCommerce et Ecwid) avec Alice POS.

Si vous avez un site web transactionnel, un logiciel de point de vente permet notamment de suivre les mêmes choses que dans un magasin physique.

Il peut notamment suivre les ventes en ligne, les informations de paiement, les programmes de fidélité (et les points et les récompenses qui y sont liés), les retours, les échanges et les remboursements. Toutes les informations sur les produits gardées en mémoire dans le logiciel peuvent aussi être synchronisées avec votre site transactionnel.

Le logiciel emmagasine aussi des données sur les clients. Lorsqu’un client fait un achat, le logiciel prend ses informations, tels ses informations de contact, son historique d’achat et ses préférences. Cela permet de mieux catégoriser les contacts, de connaître plus précisément leurs besoins et d’adapter votre stratégie marketing et votre offre en conséquence.

11. Le programme de fidélité et les cartes-cadeaux

Le logiciel de point de vente permet de suivre les points des membres du programme de fidélité et de savoir s’ils en ont assez pour obtenir une récompense. Le logiciel garde en mémoire toutes les informations en lien avec les membres, leur historique d’achat et le nombre de points qu’ils ont accumulé. Vous pouvez donc gérer facilement le programme de fidélité et les récompenses que vous proposez.

Le logiciel de point de vente garde aussi en mémoire le montant restant sur une carte-cadeau, ce qui facilite leur gestion. Vous avez également accès à des rapports sur les cartes-cadeaux, où vous pouvez voir le solde de chacune des cartes et leur somme initiale.

12. Les locations

Un logiciel de point de vente suit de près les produits que vous louez. Vous pouvez louer des items et suivre toutes les locations que vous faites. Vous pouvez ainsi suivre les particularités de la location (comme les frais de retard, la date de location, le nombre de jours depuis que le produit a été loué, la date de retour prévue, la description, le nom, le code et le coût du produit, le nom du client, le numéro de téléphone du client, l’employé qui a fait la location et d’autres informations pouvant vous être utiles). 

Proposer des locations peut augmenter vos revenus!

13. Les réparations

Si vous offrez des réparations, le logiciel de point de vente permet de suivre chaque étape du processus de réparation. Il suit les pièces utilisées, celles qui manquent et il vous permet d’envoyer des mises à jour au client. Vous pouvez aussi configurer des statuts personnalisés.

Le logiciel de point de vente permet de suivre de très près le statut de la réparation, le nombre de jours depuis la demande de réparation et toutes les informations pertinentes sur l’item concerné.

14. Les rapports

Le logiciel de point de vente enregistre de nombreuses données sur les ventes, les stocks, les performances des employés et beaucoup plus. Les solutions de point de vente actuelles sont souvent infonuagiques, ce qui veut dire que les données transactionnelles et d’inventaire sont enregistrées dans le nuage à l’abri de tout accès non autorisé. 

Les bons logiciels de point de vente ont une fonctionnalité de rapports avancés qui vous permet d’avoir accès à de l’information sur tous les aspects de votre entreprise. Ces rapports touchent la comptabilité, le personnel de votre magasin, l’inventaire, les achats, le programme de fidélité et les ventes. Ces rapports sont même créés de manière automatique!

Le logiciel suit par exemple les ventes par employé, les ventes par plage horaire, les clients qui ont un crédit en magasin, les produits transférés à un autre magasin appartenant à votre réseau et la liste de contacts.

Le logiciel enregistre aussi les profits effectués et les marges brutes sur les produits et les services que vous vendez, ce qui vous permet de savoir rapidement si vous avez atteint vos objectifs commerciaux. Toute une économie de temps de ne pas avoir à tout calculer!

Pour connaître tous les types de données et les avantages de l’utilisation des données, c’est par ici.

L’analyse de ces données recueillies par le logiciel de point de vente vous permet d’optimiser la gestion de votre commerce et de prendre des décisions qui contribueront à augmenter vos revenus. Elles vous permettent de savoir quels magasins et quels employés performent le mieux et méritent d’être récompensés.

Finalement, un logiciel de point de vente performant est bien plus qu’un simple outil de transaction. Il offre aux détaillants une visibilité approfondie sur leurs opérations, leur permettant ainsi de surveiller et de gérer plusieurs aspects critiques de leur activité. De la gestion des stocks à la collecte des données sur les clients, en passant par l’analyse des performances de vente, un logiciel de point de vente est un allié indispensable pour rester compétitif.

En investissant dans la bonne solution de point de vente adaptée à leurs besoins spécifiques, les entreprises peuvent optimiser leur fonctionnement, stimuler leur succès commercial et rester en tête de la concurrence!