5 différences entre le logiciel de caisse et le logiciel comptable

Vous êtes-vous déjà demandé ce que sont un logiciel de caisse et un logiciel comptable? Comment les définir? Comment les différencier? C’est ici que vous aurez réponse à ces questions et bien d’autres! 

La différence entre un logiciel de caisse et un logiciel comptable est que le logiciel de caisse sert à assurer le bon fonctionnement d’un établissement commercial qui vend des biens et services, comme les magasins, les restaurants et les hôtels, tandis que le logiciel comptable sert à gérer la comptabilité de l’organisation. 

Le logiciel de caisse présente des fonctionnalités comme la gestion des stocks, la vente, la gestion des transactions et le suivi quotidien, mensuel ou annuel des statistiques. 

Le logiciel comptable, quant à lui, permet d’établir le montant des taxes et des impôts à payer, d’établir une relation financière avec des partenaires et d’élaborer des analyses de coûts et des statistiques. Mais tout cela est plus complexe encore, puisque plusieurs fonctionnalités entrent en jeu! 

Pour comprendre encore mieux ce qui distingue ces deux types de logiciels, il est primordial de se pencher davantage sur leurs caractéristiques. Dans cet article, apprenez-en plus sur 5 différences entre le logiciel de caisse et le logiciel comptable :

1. Les objectifs du logiciel de caisse et du logiciel comptable.
2. Les raisons d’utiliser un logiciel de caisse et un logiciel comptable.
3. Les fonctionnalités du logiciel de caisse et du logiciel comptable.
4. Les utilisateurs du logiciel de caisse et du logiciel comptable.
5. Les compagnies de logiciels de caisse et de logiciels comptables.

1. Les objectifs du logiciel de caisse et du logiciel comptable

En fonction du logiciel utilisé, les objectifs sont différents. Par exemple, le logiciel de caisse est principalement utilisé pour la gestion de transactions alors que le logiciel comptable assure tous les aspects de comptabilité de l’entreprise.

L’objectif du logiciel de caisse

Qu’est-ce qu’un logiciel de caisse? Commençons par la base, un logiciel de caisse est un dispositif informatique permettant de conserver les ventes en mémoire. Son automatisation facilite l’organisation et limite les erreurs de caisse qui peuvent facilement se produire sans l’utilisation d’un logiciel. 

La fonction principale d’un logiciel de caisse est de pouvoir gérer efficacement les transactions. Selon l’industrie de l’établissement commercial, d’autres fonctionnalités sont nécessaires pour faciliter sa gestion. Ainsi, on distingue des besoins spécifiques pour le commerce de détail, la restauration et l’hôtellerie. Cependant, l’objectif général du logiciel de caisse reste toujours de gérer les transactions du commerce avec ses clients.

L’objectif du logiciel comptable

Qu’est-ce qu’un logiciel comptable? Celui-ci rassemble plusieurs programmes informatiques et assure toutes les tâches de comptabilité d’une entreprise. Les ouvertures et les fermetures des exercices comptables sont gérées par le logiciel comptable, tout comme la fonction d’archivage et les opérations courantes (consultation des comptes, saisie comptable, etc.). 

2. Les raisons d’utiliser un logiciel de caisse et un logiciel comptable

Les raisons d’utilisation d’un logiciel dépendent de son type! Les entreprises ont toutes des besoins différents selon leurs activités. Il est donc important de faire une liste des besoins, afin de faire le bon choix!

Les raisons d’utiliser un logiciel de caisse

Bien que l’achat d’un logiciel de caisse ne soit pas légalement obligatoire, son utilisation a pour effet de prouver les achats, les ventes et les dépenses d’une entreprise, en plus de grandement faciliter le travail des gestionnaires et des employés! De plus, avec un logiciel de caisse, les erreurs de trésorerie et de comptage sont évitées; les ventes se placent en fonction du moyen de paiement utilisé; et des rapports importants pour la comptabilité sont générés, selon les fonctionnalités du logiciel de caisse choisi. Finalement, le gain de temps est irréfutable avec l’utilisation d’un logiciel de caisse. En effet, les opérations sont traitées plus rapidement qu’à la main! 

Avant de choisir votre logiciel de caisse, plusieurs points sont à évaluer.

Premièrement, le logiciel de caisse doit être en concordance avec l’activité de l’entreprise. Il est important de souligner les particularités de chaque entreprise selon les besoins de son industrie spécifique. 

Deuxièmement, le logiciel de caisse doit satisfaire les conditions de sécurité, de conservation, d’inaltérabilité et d’archivage des données, afin de contrer la fraude. 

Troisièmement, l’éditeur doit présenter une certaine notoriété et proposer des mises à jour du logiciel sur une base régulière. Cela assure une sécurité des données et la possibilité d’utiliser le logiciel de caisse durant de nombreuses années. 

Quatrièmement, le coût global du logiciel doit être intéressant sur plusieurs années. Il est important de prendre en considération les coûts que vous évitez grâce à l’utilisation du logiciel, ou encore les revenus supplémentaires que le logiciel peut vous apporter. 

Pour plus d’informations à ce sujet, notre article intitulé 6 conseils pour choisir un logiciel de point de vente est disponible pour vous.

Les raisons d’utiliser un logiciel comptable

En acquérant un logiciel comptable, vous serez gagnant sur toute la ligne! Voici 6 raisons qui font d’un logiciel comptable un bon investissement : 

1. Productivité : votre temps sera mieux organisé et votre travail sera plus efficace. 
2. Gain de temps : les opérations comptables prendront moins de temps à s’effectuer et pourront se faire automatiquement. 
3. Anticipation : vous pourrez prévoir les créances, les mouvements de fonds et autres données fiduciaires. Votre stratégie sera alors plus efficace.
4. Développer votre entreprise : vous pourrez développer des fonds à tout moment, puisque votre budget sera bien géré. 
5. Flexibilité/mobilité : avec les solutions en ligne, vous aurez la flexibilité de transporter vos comptes ailleurs dans le monde.
6. Sécurité : vous aurez accès à un coffre-fort comptable qui utilise des applications et des méthodes adaptées. 

Le coût et la complexité d’un logiciel comptable varient selon les besoins de l’entreprise qui l’utilise. L’utilisation de bases de données à jour par les logiciels comptables permet d’énormes gains. Les documents comptables sont modifiables et imprimables, ils se diffusent alors plus facilement. En plus d’assurer des informations uniques et d’homogénéiser des processus, le logiciel comptable actualise constamment l’information, centralise des entités distantes et assure l’interactivité par le réseau.

3. Les fonctionnalités du logiciel de caisse et du logiciel comptable

Le tableau suivant résume certaines différences entre un logiciel de caisse et un logiciel comptable, au niveau des fonctionnalités : 

Les fonctionnalités du logiciel de caisse

Un logiciel de caisse présente plusieurs fonctionnalités telles qu’effectuer des calculs; établir des factures et des devis; gérer les encaissements; et envoyer des factures et des devis par courriel. Pour mieux comprendre le fonctionnement d’un logiciel de caisse, voici des fonctionnalités à prendre en compte selon les industries.

Commerce de détail

Un bon logiciel de caisse pour le commerce de détail doit permettre une bonne gestion d’un magasin. 

Voici les fonctionnalités importantes d’un logiciel de caisse pour le commerce de détail :

La gestion des factures et des transactions

Il s’agit de la principale fonction d’un point de vente. Elle permet d’enregistrer les transactions de vente efficacement sans perdre de temps. 

La gestion de l’inventaire

Pour une entreprise, posséder un inventaire à jour est primordial pour assurer une bonne gestion des stocks et connaître la quantité d’actifs de l’entreprise. Ainsi, un bon logiciel de caisse doit vous permettre de gérer votre inventaire. À noter que cette gestion sera différente selon le logiciel utilisé. En effet, différentes fonctionnalités sont offertes, comme l’option de changer le prix des articles ou la quantité maximum d’articles inclus dans l’inventaire par exemple.

La gestion des commandes

La commande client est lorsqu’un consommateur fait la demande de mettre un article de côté et que les coordonnées de celui-ci sont récoltées. Quand le produit tombe disponible, le consommateur est alors contacté et peut finaliser la commande avec une transaction. 

Également, les achats effectués par l’entreprise sont directement enregistrés dans le logiciel de point de vente, permettant ainsi un suivi. Cette fonction a pour but de faciliter la planification de vos commandes fournisseurs, tout en minimisant les quantités de stock que vous devez avoir dans l’inventaire, et en réduisant les coûts.

Certains logiciels sont connectés sur des plateformes de commandes fournisseurs permettant de synchroniser les commandes directement dans le logiciel de caisse. Cela facilite grandement les commandes auprès des fournisseurs!

La gestion des méthodes de paiements

Un bon logiciel de caisse doit pouvoir gérer plusieurs méthodes de paiements, comme l’argent comptant, les cartes débit, les cartes de crédit de toutes sortes, et même les chèques cadeaux. Il est important que le client ait accès à plus d’une option de paiement afin d’effectuer son achat. 

La gestion de prix des articles

À l’arrivée d’articles dans le magasin, ces derniers sont intégrés dans le logiciel de caisse avec leur prix respectif. Le logiciel de caisse permet alors aux employés d’éviter d’entrer à la main le prix des articles. En effet, en scannant le produit, celui-ci apparaît automatiquement sur la facture, ce qui économise énormément de temps dans le processus de facturation d’une entreprise. 

Certaines de ces fonctionnalités sont plus amplement développées dans notre article intitulé 6 fonctionnalités importantes d’un logiciel de caisse.

Restauration

Les restaurants vendent des repas et des consommations proposées dans un menu. Un bon logiciel de caisse pour ce type de commerce doit alors s’adapter à cette réalité. Plusieurs fonctionnalités sont très importantes dans un logiciel de caisse pour les restaurants, les voici :

Configuration du menu et des prix

La personnalisation des commandes doit être possible, afin de répondre facilement aux demandes du client lorsque la commande comprend des extras ou toute autre modification. Par exemple, un client pourrait demander d’enlever des aliments de sa commande en raison d’allergies ou, simplement, par goûts personnels. Le logiciel de caisse doit alors être en mesure d’effectuer ce changement. 

Configuration des boutons

Les boutons sur la machine peuvent être de couleurs variées afin de faciliter le travail des employés par le renforcement de la mémoire. En effet, avec le temps, les employés s’habituent aux codes de couleur, ce qui leur permet d’être plus efficaces dans la prise de commandes. 

Plan des tables

Cette fonctionnalité permet d’avoir une vue d’ensemble des tables occupées ou libres et d’enregistrer les commandes aux bons endroits pour la facturation. Cela permet aussi de bien répartir le nombre de clients parmi les serveurs. 

Mets à emporter et livraisons

Le logiciel de caisse permet de coordonner la commande avec le temps de préparation et de livraison, tout en indiquant au livreur les adresses de livraison. Il est également possible d’émettre des alertes de suivi de la commande sur le compte du consommateur pour le tenir au courant de la progression de sa commande. 

Gestion avancée des factures

Cette fonctionnalité permet d’effectuer des calculs lorsqu’une facture est séparée en plusieurs, comme dans le cas d’un groupe de personnes qui commandent un plat à partager ou un pichet d’alcool. 

Voûte électronique pour enregistrer les factures

Les factures s’enregistrent séparément du reste du système empêchant ainsi quiconque d’y accéder. Cela permet de s’assurer qu’aucune facture n’est modifiée par l’entreprise. De ce fait, le gouvernement a accès au réel montant des factures. Les logiciels de caisse pour restaurants ont donc l’obligation d’inclure une voûte électronique.

Hôtellerie

Les hôtels, auberges et autres établissements d’hébergement de courte durée ont également besoin de fonctionnalités spécifiques pour leur logiciel de caisse. Les voici : 

Méthode d’identification facile et généralisée du client au sein de tout l’établissement

Toutes les activités du client lors de son séjour sont enregistrées sur son compte par le biais du numéro de la chambre et s’ajoutent à sa facture finale (repas au restaurant, visites au spa, commandes à la chambre, boissons au bar, etc.). Si le client effectue un changement de chambre pendant son séjour, le logiciel de caisse doit assurer le changement pour faire suivre la facture. 

Système de calendrier

Cela permet de gérer les réservations, les arrivées et les départs des clients.

Restaurant lié à l’hôtel

La facturation du restaurant peut directement se retrouver sur la facture du séjour à l’hôtel par le biais d’un logiciel de caisse adapté à cette industrie.

Les fonctionnalités du logiciel comptable

Le logiciel comptable permet la création de factures et de devis, ainsi qu’une comptabilité générale avec une gestion des budgets. Avec un logiciel comptable, la saisie unique des données par calcul automatique apporte un gain de temps. Son utilisation réduit le risque d’erreurs tout en permettant une diffusion rapide des documents comptables et une proposition de mises à jour immédiates des informations comptables. Les délais entre la vente et l’émission de la facture sont également réduits. De plus, ce logiciel offre une vision complète des clients et des fournisseurs et facilite les prévisions comptables, ce qui améliore l’analyse financière et la prospective.

Le logiciel comptable est utilisé différemment selon le produit offert et la taille de l’entreprise.

Entreprise de services ou entreprise de biens

Le processus de tarification d’une entreprise de services et d’une entreprise de biens n’est pas le même. Le logiciel comptable utilisé doit alors s’adapter à ces différences! Lorsque l’entreprise offre un service, les coûts sont liés à la formation et à la main-d’œuvre, alors que, pour un produit offert, les coûts sont en lien avec la main-d’œuvre, les matières premières, les équipements de fabrication et finalement, l’expédition. 

Un service n’est pas nécessairement un actif assuré et présente plusieurs dépenses, alors qu’un produit acheté par une entreprise devient un actif qui s’ajoute au bilan. Une entreprise qui offre des biens présente des dépenses spécifiques à l’achat et à la vente de produits, ce qui est différent d’une entreprise de service qui n’a pas d’inventaire physique.

Petites ou grandes entreprises

Le volume d’activité n’est pas le même au sein d’une petite et d’une grande entreprise. Il est alors normal qu’une PME n’utilise pas le même logiciel comptable qu’une grande entreprise multinationale! 

Effectivement, une petite entreprise aura un volume d’activités plus faible et devra gérer moins de factures papier et de documents comptables électroniques. En fonction du nombre de fournisseurs et de comptes clients, le niveau de maintenance et d’expertise pour gérer les livres diverge. Dans les plus grandes entreprises, il est commun de faire appel à une firme de comptabilité, ou même d’avoir sa propre équipe de comptables, afin de mieux gérer les complexités en lien avec un plus grand taux d’activité.

Il est important de rappeler que toutes les entreprises ont accès à une comptabilité de qualité et à un stockage des dossiers financiers, et ce, peu importe leur taille. Toutes ont besoin d’un logiciel comptable, mais toutes n’ont pas les mêmes besoins par rapport à ce logiciel.

4. Les utilisateurs du logiciel de caisse et du logiciel comptable

Comme vous l’aurez deviné, les logiciels de point de vente et les logiciels de comptabilité ne sont pas utilisés par les mêmes personnes dans l’entreprise. En effet, les gestionnaires et les employés (comme les commis de magasin et les serveurs de restaurant) utilisent le logiciel de point de vente, tandis que les propriétaires et l’équipe de comptabilité utilisent le logiciel comptable.

Les utilisateurs du logiciel de caisse

Le logiciel de caisse est principalement utilisé par deux types de personnes, soit les gérants et les employés. Le gérant utilise le logiciel afin de configurer les prix et les inventaires, ainsi qu’entrer dans le système les commandes pour les fournisseurs. Il peut également configurer les menus du restaurant. L’employé, de son côté, s’occupe de gérer les transactions clients, de scanner les produits, de gérer les retours, de faire les réservations de chambres d’hôtel, etc.

Les utilisateurs du logiciel comptable

Les propriétaires ainsi que l’équipe de comptabilité sont ceux qui utilisent principalement le logiciel comptable afin d’effectuer un suivi assidu des dépenses et des revenus de l’entreprise, préparer des factures et gérer la paie. 

En fonction de la taille de l’entreprise, il peut s’agir de la même personne qui utilise le logiciel de caisse et le logiciel comptable.

5. Les compagnies de logiciels de caisse et de logiciels comptables

3 compagnies de logiciels de caisse

Alice POS

Alice POS est une solution infonuagique qui assure la sécurité de vos données. Ce logiciel de caisse québécois est puissant, abordable et adapté à vos besoins. Il est complet et offre plusieurs fonctionnalités :

• Gestion d’inventaire : suivi en temps réel, nombre illimité d’articles, notification de quantité minimum;
• Ventes et transactions : achats, échanges, réparations, locations, consignes, crédits magasin;
• Gestion des commandes : commandes clients, commandes fournisseurs;
• E-commerce : synchronisation des ventes, promotions et inventaire;
• Réseaux de magasins : centralisation de la gestion, partage d’inventaire, promotions et prix partagés;
• Ventes croisées;
• Et plus encore : promotions, cartes-cadeaux, rapports.

Toast Inc.

Toast Inc. est un système de point de vente pour les restaurants. Plusieurs fonctionnalités sont présentes dans le logiciel :

• Accès mobile;
• Notifications;
• Caisse pour restaurant;
• Facturation;
• Carte de fidélité;
• Comptes clients;
• Commandes en ligne;
• Permissions d’accès;
• Créateur de menu;
• Emplacements multiples;
• Gestion client;
• Gestion de l’E-commerce;
• Gestion de la trésorerie;
• Gestion des commandes;
• Gestion des employés.

POSitouch

POSitouch est un système de point de vente qui convient à l’industrie de l’hôtellerie. Ces principales fonctionnalités sont les suivantes :

• Gestion des chambres;
• Gestion des restaurants;
• Gestion des employés;
• Gestion des profils clients;
• Menus interactifs sur tablettes tactiles;
• Commandes Web depuis la chambre;
• Fonction « Porter à la chambre »;
• Compatibilité avec plusieurs systèmes hôteliers.

3 compagnies de logiciels comptables

Quickbooks

Quickbooks est un logiciel de comptabilité s’adressant aux petites et moyennes entreprises. Il permet d’effectuer un suivi des dépenses et des revenus; d’organiser des reçus; de faire le suivi des heures travaillées; de payer les employés; de gérer les stocks; et d’accéder aux données. 

Acomba

Acomba est un logiciel de comptabilité qui s’adresse aux petites et moyennes entreprises, mais également aux cabinets comptables et aux établissements scolaires. Ce logiciel présente une solution personnalisée, des outils de gestion essentiels à la croissance de l’entreprise et des ressources d’aide et d’accompagnement. 

Sage Accounting Software

Sage Accounting Software est un logiciel comptable qui s’adresse aux propriétaires de petites entreprises, ainsi qu’aux entrepreneurs indépendants. Son installation est rapide, son utilisation est facile et sa facturation est automatisée. Avec Sage, vous pouvez prévoir votre flux de trésorerie, envoyer des factures, recouvrir vos paiements, suivre de près les obligations fiscales, et plus encore.

Ce qu’il faut retenir c’est que l’objectif général du logiciel de caisse est de gérer les transactions du commerce avec ses clients, alors que le logiciel comptable a comme but d’assurer toutes les tâches de comptabilité d’une entreprise.

Les raisons d’utiliser un logiciel de caisse sont multiples, mais retenons que cette utilisation facilite le travail des gestionnaires et des employés de l’entreprise, tout comme pour le logiciel comptable qui permet une plus grande productivité, un gain de temps et de la flexibilité.

Les fonctionnalités d’un logiciel de caisse sont nombreuses, passant de la facturation, à la gestion d’inventaire, la gestion des paiements, la gestion des prix d’articles et bien plus encore! Les fonctionnalités d’un logiciel comptable, telles que la création de factures et de devis, ainsi que la gestion des budgets, sont plus modestes, mais tout aussi essentielles. 

Les gérants et les employés sont les utilisateurs concernés par le logiciel de caisse, alors que les propriétaires de l’entreprise et l’équipe de comptabilité représentent les utilisateurs du logiciel comptable.

Finalement, des compagnies de logiciels de caisse comme Alice POS, Toast Inc. et POSitouch représentent chacune une industrie particulière, soit le commerce de détail, la restauration et l’hôtellerie, alors que Quickbooks, Acomba et Sage Accounting Software sont des logiciels comptables qui s’adressent à différentes entreprises selon leur taille et leur offre.

Vous cherchez un logiciel de caisse pour votre magasin? Demandez votre démo de notre logiciel avec nos experts!