Qu’est-ce qu’un inventaire?
Sommairement, faire un inventaire consiste à déterminer quantitativement les stocks existants. Dans une entreprise exerçant des activités commerciales telles que l’achat et la revente de produits, l’inventaire correspond aux produits, objets ou marchandises stockées qui n’ont pas eu encore la chance d’être vendus.
Pour les boutiques, garder votre inventaire en ordre facilite la gestion de celles-ci. Cet aspect logistique est primordial pour recenser l’actif et le passif de votre commerce (la totalité de vos biens).
Pourquoi faire un inventaire?
Les entreprises font des inventaires afin d’avoir une vue globale sur les articles dont elles disposent et pour identifier les inégalités entre l’inventaire physique et l’inventaire comptable.
Faire l’inventaire physique annuellement ou mensuellement permet aussi de connaître la valeur réelle de vos actifs, de prévenir les erreurs de comptabilité et d’être conforme aux lois.
En sommes, voici 4 raisons de faire l’inventaire pour votre magasin :
- pour contrôler les stocks;
- pour connaître la valeur réelle de l’inventaire;
- pour repérer les disparités;
- pour vous conformer aux exigences législatives.
Inventaire annuel
Ce type d’inventaire est le plus fréquent. Par exemple, des boutiques, des commerces de détail, des franchises, etc. Cependant, il faut savoir qu’exécuter un seul inventaire par année peut limiter les données amassées pour ensuite en tirer des conclusions.
Inventaire périodique
Effectuer le comptage de l’inventaire de manière périodique (mensuellement, trimestriellement) est une décision qui revient à l’entreprise. Généralement, ce type d’inventaire est planifié durant les périodes les moins actives de l’année pour l’entreprise en question afin d’éviter toute interférence avec le bon déroulement des activités.
Inventaire permanent
Pour ce type d’inventaire, le comptage de l’inventaire s’effectue avec un logiciel de point de vente ou un logiciel de gestion d’entrepôt de manière quotidienne. Les données de stock sont mises à jour en temps réel et ce qui limite les pertes de temps et d’efficacité.
Voici comment calculer l’inventaire physique :
1. Déterminer votre façon de calculer votre inventaire
Avant que vous amorciez le processus d’inventaire, vous devez mettre à disposition les outils appropriés pour vos employés. Sélectionnez les effectifs nécessaires pour accomplir la tâche et choisissez la méthode pour faire votre inventaire préalablement.
Déterminez aussi une durée pour faire votre inventaire pour établir une planification claire pour vos effectifs. Par exemple, deux jours ou une semaine.
Profiter des périodes creuses
Prenez en compte l’effet de la saisonnalité et des périodes mortes pour votre entreprise et essayez d’organiser les inventaires pendant les périodes de moindre activité.
À quelle fréquence les magasins font-ils leur inventaire?
La majorité des magasins font leur inventaire une fois par année, soit à la fin de leur année d’imposition. Toutefois, certains propriétaires de magasins le font plus régulièrement, s’ils en ressentent le besoin.
2. Effectuer le comptage de votre inventaire physique
Assurez-vous que tous vos fournisseurs soient au courant du moment de votre prise d’inventaire puisqu’il est déconseillé de recevoir de la marchandise durant une période d’inventaire.
Lors de votre comptage de l’inventaire physique, il est important de TOUT compter et de ne rien laisser derrière. Soyez exhaustif dans votre méthode de comptage afin de ne pas fausser les données recueillies pour établir l’inventaire physique.
3. Valoriser votre inventaire physique
Le but premier de valoriser l’inventaire physique c’est d’apposer une somme d’argent fixe sur votre inventaire physique pour qu’on puisse s’y référer. Lorsque vous connaîtrez la valeur réelle de votre inventaire physique, il est beaucoup plus facile de faire la gestion de vos commandes, les réceptions et vos ventes.
En tout temps, connaître l’actif de votre inventaire ou de votre entrepôt pour un gestionnaire d’entreprise est un atout précieux.
Le calcul
Le calcul effectué pour s’assurer que l’inventaire balance, que ce soit avec l’aide d’un logiciel de gestion ou à la main, est le suivant :
Valeur initiale de l’inventaire + Valeur des ajouts – Valeur des retraits
÷
Quantité initiale de l’inventaire + Quantité des ajouts – Quantités des retraits
4. Balancer votre inventaire physique avec votre inventaire comptable
Pour éviter les inconvénients des erreurs humaines ou des inattentions, il est conseillé d’utiliser des outils technologiques comme des logiciels de point de vente ou des logiciels comptables pour nous assister dans cette tâche.
Les logiciels de point de vente et les logiciels comptables
Le logiciel de point de vente sert à faire la gestion des stocks, la vente, la gestion des transactions et le suivi quotidien, mensuel ou annuel des statistiques alors que le logiciel comptable établit une relation financière avec des partenaires et élabore des analyses de coûts et des statistiques comme la valorisation de l’inventaire physique.
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5. Mettre à jour votre inventaire comptable
Lorsque vous avez organisé la façon de procéder, effectuer le comptage quantitatif et monétaire de votre inventaire, vous devez maintenant mettre à jour toutes ces données que vous avez recueillies. En ce faisant, vous mettrez à jour votre tout nouvel inventaire comptable qui sera impeccable et sans erreurs!
Assurez-vous d’éviter toutes erreurs ou coquilles!
Grâce à ces étapes, vous aurez un inventaire physique qui concordera avec l’inventaire comptable, ce qui harmonisera considérablement votre gestion de stocks.
En conclusion, savoir comment calculer l’inventaire physique est crucial pour réussir à entretenir un inventaire sans erreurs. Celles-ci peuvent avoir des conséquences financières importantes, notamment des pertes de revenus et des coûts d’exploitation supplémentaires. En organisant un plan de match, en comptant l’inventaire, en valorisant l’inventaire et mettant à jour le tout, vous serez assuré que votre inventaire tant physique que comptable seront précis et à jour.
