Qu’est ce que la gestion d’inventaire?
La gestion d’inventaire est le processus de supervision, de contrôle et d’optimisation de l’inventaire des biens et des matériaux d’un magasin. La gestion de l’inventaire implique la planification, le suivi et la gestion de tous les aspects de l’inventaire de l’entreprise, de l’approvisionnement ou de la fabrication aux étagères et à la vente aux consommateurs. La gestion de l’inventaire comporte de nombreux aspects essentiels au succès du magasin :
- La prévision de la demande.
- La commande des produits et des matériaux.
- Le suivi de l’inventaire;
- Le contrôle des stocks, pour éviter les surplus et les ruptures de stock.
- Le stockage et l’entreposage.
- Le traitement des commandes des clients (préparation, emballage et expédition des produits)
- L’évaluation de la valeur de la marchandise.
- L’optimisation de l’inventaire (trouver la quantité idéale pour répondre à la demande tout en minimisant les coûts d’entreposage).
- Le développement et le maintien des relations étroites et durables avec les fournisseurs.
- La gestion des surplus invendables.
Toutes ces tâches peuvent être effectuées par une seule personne ou toute une équipe. Cliquez ici pour savoir qui est généralement responsable de l’inventaire dans les magasins.
L’objectif de la gestion d’inventaire
Le principal objectif de la gestion d’inventaire est d’économiser de l’argent. En effet, la gestion d’inventaire sert à trouver l’équilibre idéal pour répondre à la demande et pour satisfaire les clients, tout en minimisant les coûts et en évitant les surplus et les ruptures de stock.
Les outils utiles à la gestion d’inventaire
Des logiciels et d’autres outils sont très utiles pour gérer efficacement son inventaire. En voici trois :
Système de point de vente
Un logiciel de point de vente avec gestion d’inventaire est incontournable pour les gestionnaires de magasins pour gérer l’ensemble des opérations, pas juste la gestion d’inventaire.
Un logiciel de PDV infonuagique est particulièrement avantageux, car il permet d’accéder aux données n’importe où et n’importe quand. Il permet aussi de suivre l’inventaire en temps réel au fil des transactions dans les magasins physiques et dans la boutique en ligne.
Un logiciel de point de vente, comme Alice POS, est une solution tout-en-un qui fait plusieurs tâches de gestion d’inventaire pour vous. Par exemple, il peut donner une alerte lorsque le niveau d’inventaire est bas et qu’il faut recommander de la marchandise.
Il génère aussi des rapports très utiles pour prendre des décisions éclairées concernant l’inventaire et le magasin en général. Il s’intègre également avec d’autres logiciels (comptabilité, e-commerce, programme de fidélité, logiciel de gestion d’inventaire), ce qui facilite grandement la vie des détaillants. Il effectue plusieurs tâches ennuyeuses ou déplaisantes à votre place!
Logiciel de gestion d’inventaire
Un logiciel de gestion d’inventaire fournit une plateforme centralisée pour suivre les niveaux de stocks, les ventes et les commandes. Ces logiciels comportent souvent des fonctionnalités comme la prévision de la demande, les mises à jour en temps réel et la génération de rapports.
Lecteurs de code-barre et étiquettes d’identification par radiofréquence (RFID)
Les lecteurs de code-barre et les étiquettes d’identification par radiofréquence (ou étiquettes RFID) permettent un suivi précis et efficace des articles en stock. Ces outils contribuent à réduire les erreurs dans la saisie de données et ils permettent de rationaliser les processus de préparation, d’emballage et d’expédition.
Les avantages de la gestion d’inventaire
L’excellence ou la faiblesse de la gestion de l’inventaire influence directement d’autres aspects d’une entreprise comme la satisfaction des clients, les ventes et la situation financière.
Une bonne gestion de l’inventaire a donc de nombreux avantages pour un détaillant. Voici ces avantages.
1. Économies d’argent et de temps
Une gestion efficace de l’inventaire permet de réduire les coûts liés à l’inventaire et d’économiser du temps. Par exemple, maintenir des niveaux de stocks optimaux permet d’éviter les coûts liés aux ruptures de stocks ou aux stocks excédentaires. Aussi, si ce genre de problème ne monopolise pas le temps des employés, ces derniers peuvent effectuer d’autres tâches plus pertinentes.
Les coûts de stockage
Une gestion efficace des stocks permet de réduire les coûts associés au stockage de la marchandise invendue (espace de stockage, assurances, taxes, frais de manutention, salaires des employés). Plus la marchandise est gardée longtemps en entrepôt avant d’être vendue, plus elle coûte cher et plus elle est exposée à des risques comme le vol, la désuétude, les pertes et les catastrophes naturelles.
Dépenses d’entretien
En surveillant l’état des équipements (ordinateurs, lecteurs de code-barres, étiquettes RFID, étagères, chariots, imprimantes, etc.), en adoptant les meilleures pratiques de gestion d’inventaire, et en veillant à avoir des données d’inventaire exactes, un détaillant peut résoudre les problèmes plus rapidement et savoir à quel moment planifier un entretien de l’équipement. Cela permet de minimiser les pannes inattendues, d’optimiser les calendriers d’entretien et d’améliorer la fiabilité opérationnelle globale. Un détaillant diminue ainsi ses coûts d’entretien.
Gagner du temps
En faisant un suivi de l’inventaire, avec un logiciel par exemple, vous vous épargnez l’effort de devoir effectuer un recomptage des stocks pour garantir l’exactitude de vos données. En automatisant certaines tâches de gestion d’inventaire, vous donnez aux employés plus de temps pour travailler sur des tâches plus importantes et pour élaborer des stratégies de croissance de l’entreprise.
Ce temps et cet argent qui ne sont plus utilisés sur les articles à rotation lente ou sur ruptures de stocks ou les stocks excédentaires peuvent être mieux utilisés ailleurs et permettre d’augmenter la productivité.
2. Amélioration de la santé financière et du flux de trésorerie
La gestion des stocks a un impact direct sur la performance financière d’une entreprise. Cela affecte des indicateurs tels que les marges bénéficiaires, le retour sur investissement et les flux de trésorerie, qui sont tous des indicateurs clés de la santé et du succès d’une entreprise.
Une meilleure compréhension de la disponibilité et de la demande entraîne une rotation des stocks plus élevée, ce qui entraîne des profits plus importants.
En gérant bien l’inventaire, un détaillant peut aussi réduire le capital mobilisé pour l’inventaire. S’il y a moins de stocks excédentaires, les magasins peuvent libérer du capital qui peut être utilisé pour d’autres investissements ou besoins opérationnels et travailler à la croissance de l’entreprise.
Un magasin peut ainsi garder un fonds de roulement approprié. Cela évite que des capitaux excessifs ne soient immobilisés dans les stocks, permettant ainsi aux fonds d’être utilisés pour d’autres aspects essentiels de l’entreprise, tels que les investissements, les dettes ou les opérations quotidiennes.
Une gestion efficace des stocks garantit que les ressources sont allouées judicieusement, améliorant ainsi la santé financière globale de l’entreprise.
3. Plus grande efficacité
Les logiciels de gestion d’inventaire et de point de vente permettent d’automatiser les processus, ce qui réduit le temps et les efforts requis pour des tâches telles que l’exécution des commandes, le réapprovisionnement et le suivi des niveaux de stock. Les opérations sont ainsi plus efficaces dans l’entrepôt.
Une bonne gestion d’inventaire amène aussi à rationaliser divers processus opérationnels, comme l’exécution des commandes, le réapprovisionnement et la planification de la production, ce qui réduit les efforts manuels, minimise les erreurs et rend les opérations plus efficaces au bout du compte.
Aussi, enregistrer des données d’inventaire exactes donne lieu à moins d’erreurs de commande et de plaintes des clients.
4. Meilleure connaissance de ce qui est dans l’inventaire
Un des avantages d’une gestion d’inventaire solide est qu’elle permet de savoir avec exactitude ce qui en stock et quelle quantité il faut commander pour répondre à la demande. Cette connaissance de l’inventaire permet d’en avoir une vision d’ensemble et d’éviter de vendre plus de produits qu’il y en a en inventaire.
Grâce au suivi des stocks et au contrôle des stocks, un détaillant a une meilleure connaissance des produits. Il peut ainsi facilement repérer les tendances des ventes ou suivre les produits rappelés ou les dates de péremption.
Prise de décision fondée sur les données
Une bonne vision d’ensemble de l’inventaire aide à mieux prévoir la demande. Les systèmes de gestion des stocks fournissent des données, des informations et des analyses précieuses. Celles-ci peuvent éclairer la prise de décision concernant les niveaux de stocks, la prévision de la demande, le réapprovisionnement, les prix et l’offre de produits.
L’analyse des données de ventes et des tendances du marché permet aussi aux magasins d’aligner plus efficacement leurs stocks sur la demande des clients.
5. Relations plus étroites avec les fournisseurs
La gestion de l’inventaire fournit également des informations sur les produits qui se vendent et en quelle quantité. Ces informations peuvent servir de levier aux entreprises pour négocier des conditions favorables avec les fournisseurs. Les fournisseurs sont plus susceptibles d’offrir de meilleurs prix et de bonnes conditions aux clients avec des modèles de commandes cohérents, prévisibles et stables.
Aussi, le suivi des performances des fournisseurs en termes de délais de livraison et de qualité des produits devient plus facile grâce à une bonne gestion des stocks.
6. Atténuation des risques et minimiser les pertes
La gestion des niveaux de stocks permet de réduire le risque que les produits deviennent désuets ou obsolètes. Elle aide aussi à prévenir le vol, la détérioration ou l’endommagement de la marchandise. En surveillant de près les niveaux de stocks et les taux de rotation des stocks, un magasin peut minimiser l’impact de ces risques.
Un logiciel de point de vente ou de gestion d’inventaire permet d’atténuer les risques de vendre plus de produits qu’il y en a réellement en stock, surtout lorsque le détaillant a plusieurs magasins physiques et une boutique en ligne. En sachant avec précision ce qui est en stock et ce qui ne l’est plus, le détaillant peut se protéger de ce risque.
La gestion des stocks nécessite de prévoir la demande pour différentes périodes. Elle aide les détaillants à minimiser les pertes associées aux produits invendus ou aux ventes manquées en raison d’une rupture de stocks, à atténuer les dépenses excessives en matière de stockage et à garantir un stock suffisant pour répondre à la demande.
Certaines industries, en pharmaceutique ou en alimentaire notamment, ont des réglementations strictes en matière de gestion des stocks afin de garantir la sécurité, la traçabilité et la qualité des produits. Une bonne gestion d’inventaire permet de respecter les standards de l’industrie et ses règlements.
8. Meilleure planification des activités de l’entreprise
Un des avantages de la gestion d’inventaire est les informations qu’elle apporte. Avec ces informations, l’entreprise peut mieux planifier ses futures activités et concevoir de meilleures stratégies de marketing pour augmenter les conversions et accroître la rentabilité du commerce de détail.
La capacité de se renouveler
Une stratégie efficace de gestion des stocks permet aux entreprises de rapidement revoir leurs opérations à la hausse ou à la baisse selon la réalité de l’entreprise et du marché. Elle offre la flexibilité nécessaire pour s’adapter aux occasions de croissance ou aux ralentissements économiques.
Les entreprises dotées de systèmes de gestion des stocks efficaces sont souvent plus compétitives. Elles peuvent offrir de meilleurs prix, une livraison plus rapide et une plus grande disponibilité des produits par rapport à leurs concurrents dont le contrôle des stocks est moins efficace.
10. Meilleure organisation de l’espace de stockage
Un entrepôt avec des articles organisés en fonction de la demande, des articles qui sont souvent vendus ensemble et d’autres facteurs réduit les coûts de main-d’œuvre et accélère l’exécution des commandes.
Optimisation des niveaux de stocks
En conservant des données précises d’inventaire et de ventes, un détaillant peut anticiper de façon juste les futurs besoins des clients. Cette prévision lui permettra d’avoir une quantité optimale de produits en stock, ce qui améliorera la satisfaction des clients.
Moins de ruptures de stock et de stocks excédentaires
Une bonne gestion de l’inventaire aide les magasins à éviter d’avoir trop de stocks et à minimiser le nombre de jours pendant lesquels un article est en rupture de stock, s’il y en a une. Cliquez ici pour savoir comment tenir un registre des surplus invendables.
11. Plus de précision dans les opérations
Un des avantages de la gestion d’inventaire est qu’elle permet d’avoir une quantité de marchandise optimale pour satisfaire les commandes. Avec un suivi précis des stocks, un détaillant peut éliminer les stocks excédentaires et donc réduire les coûts et les efforts nécessaires à leur conservation.
Satisfaction client améliorée
Des niveaux d’inventaire optimaux et une plus grande précision dans la gestion d’inventaire permettent de réduire les ruptures de stock et d’assurer une exécution rapide des commandes. Cela garantit que les produits sont facilement disponibles pour répondre à la demande des clients, ce qui conduit à une meilleure satisfaction des clients. Une bonne stratégie de gestion des stocks permet aussi de diminuer les risques de livrer le mauvais article au client.
Les clients qui reçoivent leur commande (avec le bon produit!) à temps sont plus satisfaits et les clients satisfaits sont plus susceptibles de rester fidèles au magasin où ils ont eu une belle expérience d’achat. Des produits toujours en stock quand le client veut en acheter et des commandes exécutées rapidement et correctement incitent les clients à revenir!
Bref, la gestion d’inventaire a une importance stratégique considérable ainsi que de nombreux avantages pour un magasin. En investissant dans une gestion d’inventaire efficace et en exploitant les outils disponibles, vous pouvez positionner votre magasin pour une croissance durable et un succès continu.
