Il y a une multitude de fonctionnalités dans un logiciel de caisse infonuagique, et donc il est essentiel de bien comprendre ses principales fonctionnalités avant de faire votre choix. Voici six fonctionnalités à ne pas manquer lorsque vous faites des recherches pour acquérir votre nouveau logiciel de point de vente.

Les fonctionnalités importantes d’un logiciel de caisse que nous allons développer dans cet article sont :

  1. La facturation : Vendre, acheter, louer et réparer
  2. La gestion de l’inventaire
  3. Les commandes clients, et les commandes fournisseurs
  4. Les achats fournisseurs intégrés
  5. Les rapports uniformes et personnalisables
  6. La gestion multi magasin
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1. La facturation : Vendre, acheter, louer et réparer

La fonction principale du point de vente est d’enregistrer les transactions effectuées en magasin en toute simplicité. Enregistrer ses transactions de ventes rapidement est très important lorsque les fils d’attente s’agrandissent, et donc avoir un logiciel qui permet de scanner et vendre les produits sans perdre de temps est crucial pour un commerce de détail.

Certains logiciels de point de vente permettent de faire des transactions de vente variées. Alice POS par exemple, permet aux marchands d’effectuer des ventes bien sûr, mais aussi d’enregistrer et suivre des commandes, locations, réparations, produits en consigne, achats fournisseurs et transferts d’inventaire. Définissions ce que cela veut dire.

Les différents types de facturations possibles avec un logiciel de caisse

Type de factureDescription
VentesUne facture de vente simple enregistre la vente et déduit la quantité vendue de l’inventaire. La plupart des points de vente permettent d’imprimer la facture (si vous avez une imprimante à reçus) ou de l’envoyer directement par courriel au client.
CommandesCertains logiciels de caisse permettent d’enregistrer des commandes prises en magasin, c’est-à-dire des produits que vos clients aimeraient vous acheter, mais que vous ne tenez pas en inventaire, ou que vous ne vendez pas normalement en boutique. Lorsque le produit est disponible en inventaire, vous aurez toutes les informations nécessaires pour rapidement en informer les clients intéressés. Si vos employés reçoivent de nombreuses demandes pour un item que vous ne tenez pas en inventaire, effectivement offrir le produit peut représenter des revenus supplémentaires.
RéparationsCertains logiciels de point de vente comme Alice POS permet de suivre de près les produits de vos clients que vous réparez dans l’atelier de votre boutique. Ainsi, vous pourrez réparer des items tels que des montres ou bijoux par exemple, et suivre les particularités de la réparation (tel que des statuts personnalisés) de très près. Si vous ne proposez pas de réparation dans votre magasin, pourquoi ne pas utiliser cette puissante fonctionnalité pour augmenter vos revenus !
LocationsCertains logiciels de point de vente comme Alice POS permet de suivre de près des produits que vous louez en boutique. Ainsi, vous pourrez louer des items tels que des patins, vélos ou ski, et suivre les particularités de la location (comme les frais de retard) de très près. Si vous ne proposez pas de location dans votre magasin, pourquoi ne pas utiliser cette puissante fonctionnalité pour augmenter vos revenus !
ConsignesCertains logiciels de point de vente comme Alice POS permet de consigner les produits de vos clients et d’en partager les revenus. La consignation peut permettre d’avoir des revenus supplémentaires pour l’entreprise si ce n’est pas encore un service que vous offrez.
Achats fournisseursQuelques logiciels de point de vente permettent de gérer les factures des achats fournisseurs que votre magasin a effectuées. Cela permet d’avoir un contrôle sur les achats et de s’assurer d’avoir les items commandés des fournisseurs.
Transfert d’inventaireCertains logiciels de point de vente permettent d’effectuer des transferts d’inventaire entre succursales. Cela permet de facilement consulter les produits qui ont été transmis, la description et la raison des produits transférés. Cette fonctionnalité permet d’offrir un meilleur service à la clientèle et d’éviter de manquer des ventes en cas de manque d’inventaire.

En ayant un point de vente infonuagique, la facturation devient plus facile pour votre magasin. En effet, il devient plus facile de gérer les factures de vos clients et de vos fournisseurs, car tout se trouve dans le système de caisse.

Par exemple, si vous vendez un produit à un client, la facture sera enregistrée dans le système de PDV. Alors, le logiciel gère vos données d’achats et de ventes afin de faciliter la déduction de votre inventaire. Il y a moins d’erreurs dans la déduction d’inventaire et il est plus facile de faire un suivi de vos produits. De plus, en ayant un système de PDV infonuagique, toutes vos factures sont accessibles partout où vous allez. Vous n’avez pas besoin de vous déplacer à votre boutique pour consulter vos données. Vous n’avez qu’à vous connecter à votre point de vente et analyser vos données.

Certains points de vente permettent d’envoyer la facture au client par courriel automatiquement au moment de la vente. De plus, il permet de visualiser toutes les factures qui ont été émises, que ce soit une vente, un achat, une location, une commande, ou autre.

2. Une gestion hors pair de l’inventaire

Un point de vente infonuagique permet de gérer votre stock en temps réel et de savoir la quantité d’actifs que vous possédez sur une période de temps donné. Lorsque vous recevez votre inventaire, vous n’avez qu’à scanner votre stock et tout se retrouvera dans le logiciel. Il permet tout simplement de savoir la quantité de biens que l’on devrait avoir et de savoir la quantité réelle que l’on possède. Il est possible que la quantité supposée ne soit pas la même que la quantité réelle à cause des pertes, des vols, etc.

Il devient très facile de gérer vos inventaires grâce à ce type de système. Les points de vente infonuagiques permet de savoir le stock actuel que les propriétaires ont dans leurs magasins sans à avoir faire de longs et pénibles inventaires manuels de façon régulière. Cela aide plus facilement à avoir un bilan de l’entreprise concernant leur stock et d’avoir un contrôle sur celui-ci.

Si vous êtes intéressé à en connaître davantage sur les types de systèmes de contrôle des stocks, cliquez ici

3. Les commandes clients, et les commandes fournisseurs

Il arrive que votre clientèle vous demande de mettre un produit de côté afin qu’il l’achète plus tard. Il est de même lorsque vous n’avez plus de stocks d’un article et qu’un consommateur souhaite grandement de se le procurer. Cette mise de côté est la commande client. Comme mentionnée dans la facture, une commande client se fait lorsqu’on note les coordonnées d’un client afin que l’on puisse l’avertir que le produit qu’il souhaite avoir est disponible dans le magasin.

Pour faire une commande client dans Alice POS par exemple, il suffit de scanner le code du produit et de le mettre dans le dossier du client dans le module commande. Une fois que le produit est disponible dans votre boutique, le commis consulte le module de commande et peut voir que le produit est disponible et l’employé contact le client que son produit est arrivé. Le consommateur vient chercher son produit et effectue la transaction afin de finaliser la commande.

Cette fonction est efficace pour la satisfaction du consommateur, car la boutique répond aux besoins de ses clients et elle est prête à aider ceux-ci afin qu’ils soient satisfaits de leurs achats. Cela peut entraîner des revenus supplémentaires à l’entreprise.

La commande fournisseur est différente de la commande client. Elle aide à planifier vos commandes auprès de vos fournisseurs. Lorsque votre boutique est à court de stock d’un produit, il suffit de scanner le produit et d’indiquer les informations nécessaires pour votre fournisseur. Il peut s’agir de la quantité, le prix, etc.

Une fois que vous avez scanné les produits qui vous manquent, vous n’avez qu’à terminer la transaction de la commande. Si vous êtes intégrés avec votre fournisseur (ce qui est peut-être possible avec du développement sur mesure avec Alice POS), il peut alors recevoir votre commande directement et préparer celle-ci. Vous pouvez toujours modifier votre commande à tout moment pour changer de l’information sur celle-ci ou même de l’annuler.

Toutes vos commandes fournisseurs vont se retrouver dans le logiciel et il sera facile de faire vos commandes grâce au logiciel de point de vente.

Pour en savoir plus sur ce qu’Alice POS peut faire pour vous, prenez contact avec notre équipe en remplissant ce formulaire.

4. Les achats fournisseurs intégrés

Le point de vente peut aussi enregistrer les achats que l’entreprise fait aux fournisseurs. Les achats sont effectués pour s’assurer du fonctionnement de l’entreprise qui est considéré nécessaire comme une bonne gestion de l’inventaire. Tout achat que l’entreprise fait peut être directement enregistré dans le logiciel de point de vente afin d’avoir un suivi.

Les achats seront plus faciles à suivre grâce à un point de vente qui permet d’effectuer des achats fournisseurs. En ayant une fonctionnalité d’achat, il sera plus simple de planifier vos commandes auprès des fournisseurs afin de savoir la quantité requise dont vous avez besoin. Cela facilite les quantités minimales que vous devez avoir en inventaire et cela vient réduire vos coûts. Aussi, un PDV permet de limiter les commandes des clients en fonction du stock que l’entreprise possède en inventaire.

Certains logiciels comme Alice POS peuvent possiblement être intégrés avec votre fournisseur grâce à au développement sur mesure. Prendre contact avec notre équipe pour en savoir plus.

5. Les rapports uniformes et personnalisables

Un point de vente permet d’avoir des rapports concernant diverses sujets comme la comptabilité, les ventes, les stocks, etc. Il synthétise les activités de l’entreprise sur une période donnée et permet de savoir l’évolution de l’entreprise.

Les rapports seront plus faciles que jamais à créer et analyser. Grâce à un PDV, les rapports sont automatiquement créés pour plusieurs aspects de l’entreprise. Cela inclut les ventes, les contacts, les prix, les achats, les inventaires, etc. En ayant des rapports pour divers départements, il sera facile de comparer la progression de votre entreprise et implémenter des optimisations de processus et de ventes.

6. La gestion multi magasin

Certains points de vente permettent de gérer plusieurs magasins sur un même logiciel. En réalité, la plupart sont faits pour des magasins individuels, et donc ne répondent pas aux besoins spécifiques des magasins en réseau tels que les franchises, groupements d’achats et réseaux corporatifs. Avec un PDV qui gère plusieurs magasins, comme Alice POS, vous pouvez gérer pour chaque magasin la gestion de données et l’optimisation de l’inventaire. Avec la gestion multi magasins, il est possible de personnaliser chaque type de magasin en fonction de leurs besoins et d’en faire la gestion à une place centrale.

En ayant une gestion de multi magasins, la charge de travail sera grandement réduite grâce à cette fonction. L’idée derrière cette fonction est d’avoir un magasin central qui contrôle tous les autres magasins. Si la boutique centrale fait un changement de prix, de produits et autres, toutes les autres boutiques qui sont liées à la boutique centrale vont aussi avoir le même changement que la boutique centrale. Cette fonctionnalité est un outil très utile pour les franchises, les regroupements d’achats, les chaînes corporatives et ceux qui veulent prendre de l’expansion dans leur réseau.

Alors, au lieu de changer les prix de chaque magasin un par un, plusieurs magasins peuvent être dépendants d’un magasin mère et lorsque celle-ci effectue un changement, les magasins qui dépendent d’elle vont aussi effectuer les changements qui ont été apportés.

Les types de multi magasins

TypeDescription
FranchiseEnsemble de commerces regroupés sous une même bannière qui ont eu le droit d’utiliser la marque de la bannière sous des conditions strictes
Réseau corporatifEnsemble de commerces indépendants regroupés sous une même bannière avec une réglementation plus ou moins stricte
Regroupement d’achatsEnsemble de commerçants qui se regroupent afin de faire des achats fournisseurs en commun pour bénéficier des avantages du groupe (prix réduits, gestion des inventaires, etc.)

Alice POS est fait pour ces types de réseaux de magasins. Si vous êtes intéressés à en connaître davantage sur la gestion multi magasin, cliquez ici.

Ces six fonctions sont cruciales dans un logiciel de point de vente. Sans ces fonctionnalités, il sera difficile que le point de vente survivre. C’est pourquoi il faut ces fonctions qui donnent plusieurs avantages aux entreprises.

Le temps c’est de l’argent

Il est bien intéressant de connaître ces avantages de ces différentes fonctionnalités, mais qu’est-ce que cela peut bien apporter au bout du compte ? Ce système de point de vente va tout simplement vous sauver du temps et augmenter vos revenus. Effectivement, ces fonctions sont grandement utiles à gérer votre temps dans d’autres projets pour plus de profits et de réduire vos coûts. Le fait que le logiciel effectue beaucoup de tâches de façon autonome vient baisser la charge de travail. Par exemple, le fait de savoir le stock actuel du magasin et de savoir l’inventaire à n’importe quel moment est une grande économie de temps pour les commerçants.

L’installation des caisses enregistreuses traditionnelles est coûteuse et nécessite souvent une assistance et une maintenance professionnelle pour les entretenir. Les coûts sont grandement réduits avec un système de caisse infonuagique, car le logiciel peut être installé sur une tablette ou un ordinateur tout simplement.

Utile pour les magasins de détail

En ayant un commerce de détail, il faut être bien organisé pour rester sur le marché. C’est pourquoi un logiciel de PDV est un outil parfait pour un commerce de détail. Il regroupe toute l’information nécessaire dans un seul endroit et il est possible de consulter cette information n’importe où s’il est infonuagique.

Avec un logiciel de PDV, les magasins peuvent avoir des fonctionnalités supplémentaires pour augmenter leurs revenus. Par exemple, les ventes croisées, la gestion des promotions multi-magasins, la tarification réseau normalisée, les rapports avancés, etc. Ce système de caisse est intéressant pour les petites et moyennes entreprises. Il permet de faire des économies pour les entreprises qui souhaitent réduire leurs coûts.

Multi magasins

En ayant une franchise, un système de caisse infonuagique peut grandement aider à la gestion des boutiques que la franchise possède. La fonction de la gestion multi magasin est un outil qui peut aider la franchise à gérer ses boutiques et à combler les besoins spécifiques pour chaque magasin.

Si vous êtes intéressés à en connaître davantage sur la gestion multi-sites, contacter notre équipe ! Alice POS est fait pour les réseaux multi magasins.  

Magasin unique

En ayant un magasin unique, un système de PDV infonuagique peut aussi sauver du temps et de l’argent pour votre boutique. Si vous choisissez Alice POS, les magasins qui souhaitent s’étendre dans le futur auront déjà un système de PDV qui sera en place pour leur réseau. Cela sera facile de voir la progression de l’entreprise et d’avoir différents types de magasins dans l’avenir.

La sécurité d’un système de point de vente infonuagique

La sécurité est très importante pour une entreprise et il faut s’assurer que les données récoltées soient accessibles seulement aux personnes qui font partie de l’entreprise. La sécurité du logiciel de caisse dépend surtout du fournisseur qui offre le système. Plusieurs fournisseurs de logiciel de point de vente ont différentes méthodes de sécurité. Alors, tout dépend de vos préférences en matière de sécurité et de la confiance envers le fournisseur.

Si vous êtes intéressés à en connaître davantage sur la sécurité d’un logiciel de point de vente, cliquez ici

Questions connexes

Est-ce que ça vaut la peine d’avoir un logiciel de caisse pour mon entreprise ?

Oui, tout dépendant du type d’entreprise que vous possédez, il est primordial d’avoir une bonne gestion de son entreprise. Avoir un logiciel de caisse peut vous aider à gérer votre entreprise comme gérer vos clients, gérer votre inventaire, gérer vos rapports, etc. Les PME peuvent bénéficier d’un logiciel de caisse afin de bien gérer leur temps et d’augmenter leurs revenus.

Est-ce que les logiciels de caisse sont dispendieux ?

Il y a de nombreux logiciels de caisse, mais les prix varient tout dépendant du nombre de fonctions que le logiciel offre. Les prix des logiciels de caisse se font souvent par abonnement en payant de façon mensuelle. Les prix peuvent varier de 70 $/mois à plus de 225 $/mois. Voir la tarification pour Alice POS ici.

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